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标题: 小鹏学计算机之文字处理软件 [打印本页]

作者: 红叶舞香山    时间: 2008-11-13 18:58     标题: 小鹏学计算机之文字处理软件

文字处理软件 一、输入法简介 二、输入技巧及输入法设置 三、字体 四、文字处理软件简介 五、记事本 六、写字板 七、Word 一、输入法简介 大:前面讲了一些“系统工具”的使用方法,现在你想学习什么新的知识? 小:学怎么打字吧。 大:好,不过在学习打字之前,我们先来了解一下输入法。 在“基础知识—九、术语解释”中的“信息数字化”里,我们了解到,文字在计算机内部是用一些编码表示的,这些编码的集合称为“字符集(Character Set)”。键盘上的数字、英文字母等字符属于ASCII字符集,而其它语言的文字和符号则使用包含更多编码的字符集表示,如汉字有GB2312-80、GBK、BIG5等字符集,Unicode字符集则可以表示出目前世界上所有语言包含的字符,常用的是Unicode的简化版UTF-8字符集。 不过对于普通用户来说,某个字符是什么编码、属于哪个字符集并不重要,重要的是怎么把自己需要的字符输入到计算机中,这种用键盘输入字符的方法就称为“输入法(Input Method)”。除了用键盘,还可以用语音、图像等方式输入字符,我们以后会介绍,不过这些输入方法目前还不够成熟,所以最常用的输入字符的设备仍然是键盘。 键盘上的数字、英文字母等字符,直接按下对应的按键,或者结合Shift、Capslock等按键(参见“基础知识—十一、使用键盘和鼠标”)就可以直接输入了,不需要什么专门的输入法,而键盘上没有的字符,就需要输入法来帮助输入了。对于我们中国人来说,最重要的自然是如何输入汉字。 汉字的输入法大体上分为两种:拼音输入法和笔划输入法。拼音输入法的一般输入方法是,按照汉字的拼音对应的英文字母来输入,输入拼音后,会在一个菜单中显示出这个拼音对应的所有汉字(包括不同的声调),在菜单中选择需要的汉字后,即可将这个汉字输入进去。笔划输入法则是按笔划将汉字拆分,某一笔或某一部分的笔划对应键盘上的一个按键,按照一定顺序将汉字的各个笔划对应的按键依次按下,全部按完即可输入汉字,如果按完后有重复的汉字,那么也会显示一个菜单供选择。这两种方法有点像查字典时使用的拼音查字法和笔划(部首)查字法。如果以前学过字典的四角号码查字法的话,那么笔划输入法更接近于四角号码查字法。 由于笔划输入法需要事先记忆每个笔划或每部分笔划对应的按键以及按键的先后顺序,而拼音输入法只要会拼音,那么就很容易学会拼音输入法,所以拼音输入法的普及程度要远远大于笔划输入法。不过笔划输入法的准确性比较高,“重码率”比较低,就是输入编码后出现选择汉字的菜单的项目比较少,基本上是一个编码对应一个汉字。我们这里主要介绍一下拼音输入法。当然,输入法也在不断发展,单纯的拼音输入法或笔划输入法已经很少有人用了,更多的是如拼音和笔划结合的输入法,还有更加智能化的拼音输入法,可以一次性输入整个词语甚至句子,可包含更大词汇量甚至可以随时网上更新等等。总之,各种输入法共同的发展方向就是让大家更容易、更方便、更快速地输入汉字。 小:输入法在哪里找啊? 大:在“Windows XP—六、Windows XP界面及操作综述”中我们提到过,任务栏的窗口按钮右侧、系统托盘区的左侧,有一个键盘形状的图标(按钮)称为“输入法”图标(按钮),这个“输入法”图标就是打开(启用)输入法的地方;不过也有可能会成为一个单独的状态条出现在系统托盘区的上方,可以单击此状态条右上角的“-”按钮,就可以将“输入法”图标“最小化”到任务栏上。在需要使用输入法时,单击这个图标,会向上弹出一个菜单,除了“中文(中国)”和“显示语言栏(S)”之外的其它选项就是可以使用的输入法,单击某一个选项即可打开(启用)对应的输入法。打开(启用)输入法后,一般会在屏幕左下角的“开始”按钮上方(也可能是其它位置)出现一个“输入法”状态条。不过要注意的一点是,输入法一般只在当前启用输入法的窗口中才能使用,也就是说,如果在一个窗口或对话框中启用了输入法,然后又切换到了另一个窗口或对话框,那么在另一个窗口或对话框中再想使用输入法的话,就需要再启用一次输入法。 我们以Windows XP操作系统自带的也是比较常用的“智能ABC输入法5.0版”为例进行说明。 在需要输入汉字的地方,打开(启用)输入法,此时屏幕左下角的“开始”按钮上方会出现一个灰色的“输入法”状态条。将汉字的拼音字母依次,输入的字母会显示在一个灰色的横条中,可以通过键盘的左右方向键移动横条中的青色光标,并用退格键或Delete键删除输入错误的字母。输入后按下空格键或回车键,横条中会显示出候选的第一个汉字,如果这第一个汉字就是需要的话,那么直接按下空格键或回车键即可将该汉字输入。如果第一个汉字不是需要的话,那么横条旁边的菜单中会显示输入拼音对应的所有汉字,每个汉字前面都有一个数字作为序号,按下需要的汉字前面序号的数字键、或者用鼠标单击需要的汉字即可输入。如果菜单中也没有需要的汉字,可以按下键盘上主键盘区的“-”和“=”键、或者格式控制键中的PageUp和PageDown键进行前后翻页,格式控制键中的Home和End键可翻到第一页和最后一页;单击菜单下部的上下黑色三角按钮也可前后翻页,单击带有横线的上下黑色三角按钮可翻到第一页和最后一页。直到找到需要的汉字,然后按上述方法输入。 例如,要输入汉字“益”,可输入拼音yi,然后按下空格键,此时出现选择汉字的菜单,但是发现菜单中没有,那么就可以按下键盘上“=”键、或者单击菜单下部的向下黑色三角按钮,菜单就会翻到下一页,可以看到下一页中有“益”这个字,“益”字前面的序号是5,此时按下数字键5、或者单击“益”字,就可将“益”字输入了。 小:要是不想用输入法了,怎么关闭啊? 大:还是用上述打开(启用)输入法的方法,单击“输入法”图标,在选择输入法的菜单中,选择“中文(中国)”项目,就可以关闭输入法了。
作者: 红叶舞香山    时间: 2008-11-13 18:59

二、输入技巧及输入法设置

    大:简单的输入方法我们已经讲解了,但是实际输入的情况有很多种,而不仅仅是输入汉字。下面我们仍然以Windows XP操作系统自带的“智能ABC输入法5.0版”为例进行介绍。

        1、在输入汉字的时候,又要输入英文怎么办?总是单击“输入法”图标打开和关闭输入法显然很麻烦,在打开输入法的情况下,可以先输入小写字母v,然后再依次输入需要的英文,最后可以按下空格键或回车键,即可输入英文(不会包括前面输入的字母v)。

           或者单击输入法状态条(参见“文字处理软件—一、输入法简介”)最左侧标有“AC”样的按钮,按钮上的“AC”会变为字母“A”,此时可以直接输入英文。再单击此按钮就可变回“AC”。该按钮称为“中/英文输入切换”按钮。

           也可以按下键盘上CapsLock键(参见“基础知识—十一、使用键盘和鼠标”)打开“大写锁定”,此时输入法状态条最左侧的“AC”样按钮会变为字母“A”,就可以直接输入大写英文字母了,再结合Shift键就可以输入小写字母。

        2、“标准”和“双打”输入:单击输入法状态条左侧第二个按钮(要长一些),按钮上的“标准”字样会变为“双打”,再单击此按钮就可变回“标准”。“双打”输入是智能ABC输入法一种特有的拼音输入方法,它将拼音中一些长的韵母音节,如an、ang、uang等用键盘上的一些字母键代替,这样的话输入时就只输入声母(一次按键)和韵母(一次按键),一共只需按两次按键即可输入。不过这也需要记忆韵母对应的按键,我们就不细讲了。

        3、中文符号和英文符号:由于汉字一般需要两个字节来表示(参见“基础知识—九、术语解释”),这样中文的符号和英文的符号也就有点不一样,也需要两个字节来表示。例如英文句号是一个实心点“.”,而中文为空心“。”;英文的斜杠“\”对应中文的顿号“、”;中文的引号分左引号和右引号,而英文引号不分左右;而在输入键盘上的其它符号时,中文状态下的符号和英文状态下的符号也不太一样,比如英文的“$”在中文中就会变成“¥”。

    小:那么在打开输入法的情况下怎么方便地输入英文状态下的符号?

    大:单击输入法状态条右侧第二个按钮“。,”,按钮上的“。,”会变为“.,”,此时就可以输入英文状态下的符号了。再单击此按钮就可变回“。,”。该按钮称为“中/英文符号(标点)切换”按钮。

        4、全角(SBC case)字符和半角(DBC case)字符:由于中文状态下的字符需要两个字节来表示,而英文状态下的字符则只需要一个字节来表示,所以中文字符和英文字符在屏幕上显示的宽度也就不一样,中文字符的宽度是英文字符的两倍。这样的话在写文章时,有可能会造成版面不整齐。想要整齐的话,不可能把中文字符缩小成和英文字符一样的宽度,那么就只有把英文字符扩大为和中文字符一样宽。我们把和中文字符宽度相同的字符称为“全角”字符,和英文字符宽度相同的字符称为“半角”字符。

           单击输入法状态条中间标有“半月”形状的按钮,按钮上的“半月”会变为“满月”(黑色圆形),此时输入英文字符,其宽度就和中文字符一样了。再单击此按钮就可变回“半月”。该按钮称为“全角/半角切换”按钮。

        5、软键盘(Soft Keyboard):想没想过用鼠标也能输入字符?用软键盘就可以。单击输入法状态条左右侧标有键盘图样的按钮,按钮上呈灰色的键盘图样就会变为黑色,屏幕右侧会出现一个虚拟的“键盘”,这就是软键盘。软键盘的按键和键盘的主键盘区相同,单击软键盘的按键和按下键盘上的按键,作用是一样的。再单击此按钮就可关闭软键盘。该按钮称为“打开/关闭软键盘”按钮。

           不过软键盘可不只这一个,在上述“打开/关闭软键盘”按钮上(或者在屏幕右侧的软键盘上)单击鼠标右键,会弹出一个菜单,可以看到除了当前使用的“PC键盘”外,还有其它十二种键盘,如“希腊字母”、“俄文字母”等等。单击某一种键盘,可以看到软键盘上的按键会发生变化,比如选择“特殊符号”键盘,则软键盘上的字母键都会变成一些常用的符号,此时如果按下键盘上标有特殊符号的按键,那么就不会输入英文字母,而是会输入特殊符号了。

           注意,除了“PC键盘”和”注音符号“键盘外,使用其它键盘输入的字符都是全角字符,不管此时输入法状态条上的“全角/半角切换”按钮的状态如何。

    小:输入法状态条和软键盘能不能像窗口和对话框一样移动位置?

    大:可以,将鼠标指针移动到输入法状态条或软键盘的边缘,指针会变为四向十字箭头的形状,此时拖动就可以移动位置了。

        6、输入法菜单:和其它软件一样,每种输入法也都有自己的一些设置。在输入法状态条单击鼠标右键(不要在“打开/关闭软键盘”按钮上单击),会弹出一个菜单,在菜单中就可以进行设置和查看“帮助”文档。

    小:输入法状态条和其它软件的窗口差不多啊?

    大:是的,软件的功能体现在在窗口中,而输入法的功能就体现在输入法状态条上。上面介绍的几个按钮,除了“标准”/“双打”的切换按钮外,其它的都是大多数输入法所共有的。不同的输入法功能不同,其输入法状态条可能不止上述几个按钮,输入法菜单中的项目也会不同。

    小:输入法也像其它软件一样需要安装和卸载么?

    大:在“系统设置—二、控制面板—9、区域和语言选项—(2)、语言”中,我们提到了“文字服务和输入语言”和输入法有关,该功能就可以“添加/删除”输入法。

        在“文字服务和输入语言”中单击“详细信息(D)”按钮,会弹出“文字服务和输入语言”对话框,我们来看看对话框中的功能:

        7、“设置”标签:

           (1)、默认输入语言(L):这里的下拉列表框中列出了系统中已安装的输入法,可选择某一个输入法,选择“中文(中国)-简体中文-美式键盘”就是英文输入。这里选择的目的是,选择了某一个输入法之后单击“确定”或“应用”按钮,则以后启动系统或打开窗口,默认打开的输入法就是这里选择的输入法。如果觉得每次打开输入法比较麻烦的话,那么这里就可以设成自己最常用的输入法。

           (2)、已安装的服务(I):这里的列表框中列出了系统中已安装的输入法,其中颜色较黑的字体表示是上述“默认输入语言”中选择的输入法。可以通过“添加(D)...”和“删除(R)”按钮来“添加/删除”输入法。

                  单击“添加”按钮,在弹出的“添加输入语言”对话框中,选中“键盘布局/输入法(K)”复选框,此时下方的下拉列表框中可以使用,单击下拉列表框,选择某一种输入法(中文输入法在下拉列表框最下方)后单击“确定”按钮即可添加。

                  在“已安装的服务”下方的列表框中选择某一个输入法后,单击“删除”按钮即可删除选中的输入法。不过注意的是,“删除”并不是像软件卸载一样将输入法文件都删除了,仅仅是从列表框中删除而已,再想使用的话仍然可以通过单击“添加”按钮来添加。

                  某些第三方输入法需要像普通软件一样来安装和卸载,这里的卸载就是完全删除了。如果不需要卸载而仅仅不使用的话,那么就可以在这里“删除”,需要时“添加”即可。

                  选择某一个输入法后,单击“属性(P)...”按钮即可打开输入法自己的设置选项(和上述“6、输入法菜单”中的设置选项相同)。

           (3)、首选项:

                  a、语言栏(B)...:单击“语言栏”按钮,在弹出的“语言栏”设置中可以设置“语言栏”,所谓“语言栏”就是“文字处理软件—一、输入法简介”提到过“有可能会成为一个单独的状态条出现在系统托盘区的上方”的那个“状态条”。

                     选中“在桌面上显示语言栏(D)”可使“语言栏”状态条显示出来。选中“处于非活动状态时,将语言栏显示为透明(N)”可使鼠标指针未指向“语言栏”状态条时,“语言栏”状态条呈半透明状态。选中“在任务栏中显示其他语言栏图标(A)”可使语言栏成为“输入法”图标(按钮)显示在任务栏时,旁边会显示其它输入语言的按钮。选中“在语言栏上显示文字标签(E)”可使“语言栏”状态条中显示各个按钮的文字说明。

    小:有些选项怎么不能用?

    大:可取消选中“在桌面上显示语言栏”复选框,再选中此项,其它复选框就可以选中了。

                  b、键设置(K)...:这里可以设置使用输入法时的一些快捷键:

                     要关闭CapsLock:关闭CapsLock的“大写锁定”,可以不使用CapsLock键,而改用Shift键。注意对打开“大写锁定”没有影响,打开“大写锁定”仍然需要按CapsLock键。

                     输入语言的热键:在下方的列表框中可以查看各个操作对应的快捷键。如果需要更改某一种操作的快捷键,那么在列表框中选择某一个选项,然后单击“更改按键顺序(C)...”按钮,就可以更改选项的快捷键。注意第一项“在不同的输入语言之间切换”的快捷键“左边Alt+Shift”不是打开/关闭输入法的快捷键,打开/关闭输入法的快捷键是下方“中文(简体)输入法-输入法/非输入法切换”的“Ctrl+Space”;切换不同输入法的默认快捷键是“Ctrl+Shift”。

    小:“中文(简体)输入法-中/英标点切换”的“Ctrl+PERIOD”,“PERIOD”是那个按键啊?

    大:“PERIOD”有“句号”的意思,“PERIOD”键就是主键盘区右下方的“.”键,注意不是小键盘区的“.”键。

        8、“高级”标签:“兼容配置”中的“将高级文字服务支持应用于所有程序(E)”复选框,在使用语音、手写输入的时候可以选中此复选框,一般不用选中。“系统配置”中的“关闭高级文字服务(T)”复选框不要选中,否则“语言栏”状态条或“输入法”图标(按钮)就没有了。

        在“文字服务和输入语言”对话框中设置完毕后,别忘了单击“确定”按钮使设置生效。

        在任务栏的“输入法”图标(按钮)上单击鼠标右键,选择“设置(E)..”也可直接打开“文字服务和输入语言”对话框,选择“还原语言栏(R)”可将“输入法”图标(按钮)变为“语言栏”状态条(单击“语言栏”状态条右上角的“-”按钮可变回“输入法”图标(按钮))。
作者: 红叶舞香山    时间: 2008-11-13 19:00

三、字体

    大:下面我们介绍一下“字体(Font)”的概念。前面我们知道了字符在计算机内是用一定的编码表示的,但是字符显示在显示器上或者打印出来是个什么样子,就要和“字体”有关系。

        “字体”是某一类型的形状的字符的集合,规定了字符显示或打印出来是什么样子。每一个字体规定的字符的样子都类似,比如“宋体”字体显示出来的字符形状都是方方正正的,而“楷体”字体显示出来的则都是像用楷书书写出来的。

        我们在窗口、对话框的标题栏、按钮上面的字符的样子,也都是“字体”规定的形状。在“系统设置—二、控制面板—2、显示—(4)、外观”和“系统设置—十、Windows XP外观”中我们看到,窗口、对话框的标题栏、按钮等上面的字符,也需要设置为某一种字体。

        打开“控制面板”—“字体”项目,就可以看到系统中安装的所有字体。每种字体都存储在一个文件里,称为“字体文件”,这些文件位于C:\Windows\Fonts文件夹内(参见“系统设置—十一、Windows XP组成文件”),文件扩展名一般为.ttf、.ttc、.fon等。按照“详细信息”方式查看可以看到字体文件的更多信息(参见“系统工具—二、资源管理器—5、界面设置”)。

    小:那么这些字体文件代表的字符形状都是什么呢?

    大:双击某一个字体文件,在弹出的窗口中就可以看到该字体文件显示字符的形状、字体文件以及开发者的信息。注意有些字体只包含英文字符,那么汉字就不能使用这些字体;另外汉字的字体中也不是包含了所有的汉字,比如繁体的汉字就不能使用某些字体。

        我们再来介绍一下“点阵”字体和“TrueType”字体的区别,这关系到字体文件如何存储字符的形状。我们先把字符放在一个坐标轴中,让字符的中心位于坐标轴的原点上。“点阵”字体的存储方法将字符用一个个“点(dot)”来表示,就像我们手工画函数曲线之前先描点一样,然后记录下组成字符的这些“点”所在的坐标位置;而“TrueType”字体则是将各个笔划的边缘曲线的函数记录下来,比如某个笔划的边缘曲线是直线,那么就将该直线对应的函数y=ax+b以及首尾横坐标的x值记录下来。可以看出来,“点阵”字体表示的字符会有一个最清晰的大小,当字符被放大、超过了这个最清晰的大小时,组成字符的“点”也被放大,于是字符就会变成像马赛克拼成的样子;而“TrueType”字体就不存在这个问题,因为“TrueType”字体记录的是“线”而不是“点”;具体的差别可以打开字体文件看看,扩展名为.fon的一般都是“点阵”字体,扩展名为.ttf、.ttc的一般都是“TrueType”字体。所以现在大家用到的字体基本上都是“TrueType”字体。不过当字符被缩小时,两种字体的效果就差别不大了,缩得越小差别越不明显。

    小:想用一个系统中没有的字体,怎么安装?

    大:安装字体很简单,得到了字体文件后,将字体文件复制到C:\Windows\Fonts文件夹里即可。

    小:那能不能自己创造出一个字体?

    大:可以。打开“开始”菜单—“程序(所有程序)”—“附件”—“TrueType造字程序”,可以在某种字体里创造出自己需要的字符或已有字符的形状。如果要创造一个新的字体文件,那么还需要借助第三方软件来实现。

    小:如果我的一个文档中使用了一种字体,然后将该文档复制到另一台计算机中,而那台计算机的系统中没有前面我使用的字体,那么还能不能正常显示和打印?

    大:出现这种情况的话,一般情况下是不能按照你使用的字体来显示和打印了,更不可能再使用该字体,系统会自动用另外一种字体来代替,汉字一般用“宋体”代替,英文则不一定。

        另外再介绍一个小技巧,如果安装的第三方字体文件过多,使得C盘的剩余空间不够了,那么可以将这些第三方字体复制到其它剩余空间较大的分区,而只把这些字体的快捷方式复制到C:\Windows\Fonts文件夹里(注意要用右键拖放的方法复制,参见“Windows XP—三、文件的操作”),这样的话字体同样能够使用,而且不会占据多少C盘的空间。
作者: 红叶舞香山    时间: 2008-11-13 19:02

四、文字处理软件简介

    大:了解了输入法和字体的有关知识后,接下来我们就介绍一下文字处理软件的一般功能。

        前面“Windows XP—六、Windows XP界面及操作综述”以及其它章节我们介绍过“文本框”这个Windows界面元素,文本框就相当于一个简单的文字处理工具。我们在任意一个窗口或对话框的文本框中,比如“开始”菜单—“运行”对话框中的组合框(文本框和列表框的组合形式),鼠标指针在该组合框中单击右键,在弹出的菜单中就可以简单了解一些文本框处理文字的功能。

        菜单中包括“撤销(U)”、“剪切(T)”、“复制(C)”、“粘贴(P)”、“删除(D)”、“全选(A)”、“从右到左的阅读顺序(R)”、“显示Unicode控制字符(S)”、“插入Unicode控制字符(I)”、“关闭IME(L)”、“打开软键盘(E)”、“重新转换(R)”这么几项,我们来一一讲解:

        1、剪切(Cut)、复制(Copy)、粘贴(Paste):这三个命令是最常用的对文字进行处理的方法。我们知道,要重复输入某个或某一段文字,在纸上的话要重复地写,而在计算机中就不需要这样,就像前面讲的复制文件一样(参见“Windows XP—三、文件的操作”),文字也可以复制。

           复制前需要先选中要复制的文字,可以用鼠标指针从文字的开头拖动到结尾,或者用键盘上Shift+方向键来选中,被选中的文字会变成蓝底白字(和未选中的文字颜色相反)。选中后,在选中的文字上单击鼠标右键,菜单中的“剪切”、“复制”这两项就可以使用了。将光标移动到要把文字复制到的地方并在这里单击鼠标右键,“粘贴”即可。“剪切”、“复制”和“粘贴”操作和“Windows XP—三、文件的操作”的快捷键相同,分别是Ctrl+X、Ctrl+C、Ctrl+V。“剪切”和“复制”的区别在于,“剪切”会同时删除被选中的文字,而“复制”不会。

           这里还要介绍一下“剪贴板”在“剪切”、“复制”和“粘贴”操作中的作用。“剪贴板(Clipboard)”是系统在内存中生成的一块区域,当进行“剪切”、“复制”操作时,被选中的文字就会被暂时存储在剪贴板中(注意,由于剪贴板是内存中的一块区域,因此注销帐户、关闭或重新启动计算机后,剪贴板中的内容就会消失,但是关闭程序窗口并不会清除剪贴板中的内容,除非有提示)。“粘贴”时,就会从剪贴板中将文字复制出来。当“剪切”或“复制”了新的文字的话,新的文字就会覆盖掉剪贴板存储的旧的文字,这是系统剪贴板的一个缺点。不过其它第三方软件可以增强剪贴板的功能,可以存储多次“剪切”或“复制”的文字。

    小:那“Windows XP—三、文件的操作”中介绍的“剪切”或“复制”的文件也暂时存储在剪贴板中吗?

    大:对于文件来说,剪贴板只存储文件的一些相关信息,如文件名称、所在位置、文件大小等等,并不存储文件本身的内容,否则如果“剪切”或“复制”了一个比内存容量还要大的文件,岂不是放不下了?

           另外还要说一下,剪贴板不只是存储文字或文件信息,其它类型的数据,如图象、声音等数据也可以利用剪贴板来“剪切”或“复制”,以后我们就会见到。

        2、删除:可以一次性删除选中的所有文字,当然更快捷的方法是用键盘删除,选中要删除的文字后,按下键盘上Backspace键或Delete键即可删除。

        3、撤销(Cancel):返回上一步的操作。比如进行了删除操作,删除后发现删错了,那么就可以撤销删除操作。“撤销”的快捷键是Ctrl+Z。不过在文本框中,只能撤销到上一步的操作,而不能撤销到好几步之前,功能稍多一些的文字处理软件就可以,以后我们会讲到。另外,如果文本框所在的窗口或对话框被关闭了的话,那么再打开文本框所在的窗口或对话框,文本框中曾经进行的操作也不能撤销。

        4、全选(Select All):选中文本框中的所有文字。在文本框中,Ctrl+A不能用来全选,但是在文字处理软件中就可以。

        5、从右到左的阅读顺序:其实并不是使文字从右到左的排列,仅仅是使文字靠右边对齐。

        6、显示Unicode控制字符、插入Unicode控制字符:Unicode控制字符是记录其它语言(如阿拉伯语和希伯来语)的文本排列方式的标记,比如阿拉伯语的文字就是从右到左书写的。Unicode控制字符对于普通的中英文显示没有什么作用。

        7、关闭IME、打开软键盘、重新转换:在打开输入法的时候,这几个选项才会出现,不过一般都用不到。“关闭IME”可以暂时停止输入法的功能,输入法状态条会变为灰色或其它不可用的状态,不过只要用鼠标指针单击输入法状态条即可恢复;“打开软键盘”就不用说了(参见“文字处理软件—二、输入技巧及输入法设置”),“打开”后还可以“关闭”;“重新转换”只对某些输入法起作用,在输入错误的汉字后可以用此项目来修改拼音。

        以上就是文本框的文字处理功能。文字处理软件的功能除了上述的之外,还可以调整文字的字体、大小、颜色、在版面中所处的位置等等,可以加入图片、声音等等元素使文档更加生动。我们看到的丰富多彩的各种报纸、杂志、书籍等出版物,就是文字处理软件的功劳。

        文字处理软件的另外一个重要特点就是“打印”功能,当然这个功能也和打印机有关(参见“系统设置—二、控制面板—6、打印机和传真”)。比如需要打印到不同大小的纸张上,文档中的某些内容是否打印,要打印哪几页等等。

        要说明的一点,用计算机来处理文字的特点是,可以快速地输入重复的信息(剪切、复制和粘贴操作),大大减轻工作量,这也是计算机处理其它信息的一个共同特点。在日常操作中,要注意应用这个特点。用计算机是为了减轻工作量、提高工作效率,而不是使工作更复杂、更麻烦。
作者: 红叶舞香山    时间: 2008-11-13 19:03

五、记事本

    大:我们来看看Windows XP自带的也是最简单的一种文字处理软件—“记事本”。

        “记事本”程序位于C:\Windows\System32文件夹下,程序文件名为notepad.exe。可以通过“开始”菜单—“程序(所有程序)”—“附件”—“记事本”项目打开,也可以在“开始”菜单—“运行”中直接输入notepad后回车打开。

        “记事本”窗口和“软件—六、软件使用”中介绍的一般应用软件的界面是一样的,其主界面称为“编辑区域”,可以看作是一个很大的文本框。和文本框一样,可以对其中输入的文字进行剪切、复制、粘贴等等。不过功能再少,也要比文本框多一些。这里就介绍一下比文本框多出来的功能,我们以菜单来分类说明:

        1、文件(F):可以“新建(N)”、“打开(O)...”、“保存(S)”、“另存为(A)...”文件,“打印(P)...”文件内容,以及“退出(X)”“记事本”程序。可以参见“操作系统—三、DOS”和“Windows XP—七、运行程序”中关于“打开文件”的讲述。

           (1)、新建:就是建立一个新的文件并清除当前窗口中的字符。如果当前窗口中的字符或者已经打开的文件修改后没有保存的话,会有提示对话框提醒用户是否保存。按上述方法启动“记事本”程序时,会自动新建一个文本文件。

           (2)、打开:会弹出一个“通用文件打开对话框”(参见“系统设置—六、窗口和对话框”),选择要打开的文件。默认是打开文本文件(.txt),也可以选择“文件类型(T):”下拉列表框中选择“所有文件”,这样就可以打开其它类型的文件了。也可以在资源管理器或“我的电脑”中直接双击打开文本文件,不过是不是由“记事本”来打开该文件是“文件关联”所决定的(参见“系统工具—二、资源管理器”)。

    小:打开文件的时候选择“编码(E):”(字符集)有什么作用?

    大:我们知道,每个字符都必须符合某一个字符集的编码,但是无论字符属于什么字符集,字符在计算机内还是要表示为二进制数字,对于文字处理软件来说,它怎么知道这些二进制数字是属于什么字符集的呢?有些文件内会保存有字符集的信息,这样文字处理软件就可以知道,但是文本文件(.txt)不会保存字符集的信息,所以就需要我们自己来选择。不过一般情况下不用选择,保持默认的“ANSI”即可,如果碰到显示的字符不正常的话,就可以试试其它的字符集。

    小:那么“编码”下拉列表框中的“ANSI”和“Unicode big endian”是什么字符集?

    大:“ANSI(American National Standards Institute,美国国家标准学会)”不是指某个字符集,而是系统当前的语言(参见“系统设置—二、控制面板—9、区域和语言选项”)中默认的字符集,这些字符集通常都使用2个字节来表示一个非英文字符。比如当前系统的语言是“中文(中国)”,那么ANSI就指的是简体中文的默认字符集GB2312-80;如果选择了其它语言的话,那么ANSI就代表该语言默认的字符集。“Unicode big endian”字符集是专门为big-endian处理器(如Macintosh计算机)而设计的,这种处理器对Unicode字符的编码方式和x86处理器(参见“基础知识—二、运算器和控制器”)有些不一样。

           (3)、保存:将当前输入或修改的字符保存为文件。默认也是保存为文本文件,即使在“文件名(N):”组合框中输入了其它的扩展名。如果想保存为其它类型的文件,那么需要先在“保存类型(T):”下拉列表框中选择“所有文件”,然后再在“文件名”组合框中输入完整的包括扩展名的文件名,选择好了保存的位置后,单击“保存(S)”按钮保存。

           (4)、另存为:同样也是保存文件。和上述“保存”项目的作用不同的是,如果是打开了已有的文件并进行修改后再保存,“另存为”可以保存为其它名称的文件,而“保存”只能保存在打开的文件中。不过如果是新建的文件,那么这两个项目就没有区别了。

           (5)、页面设置(U)...:在弹出的“页面设置”对话框中可以设置要打印什么内容以及如何打印,当然需要事先安装好打印机的驱动程序(参见“系统设置—二、控制面板—6、打印机和传真”)。在“纸张”的“大小(Z):”和“来源(S):”下拉列表框中可选择打印纸张大小的规格和从打印机的哪个纸盒中出纸;“方向”中可选择纸张中的内容是“纵向(O)”还是“横向(A)”排列;“页边距(毫米)”表示字符距离纸张的上下左右的距离,单位是毫米;“标头(H):”和“页脚(F):”表示除了要打印的字符之外,可以在纸张的最上方和最下方显示一些其它的信息,如文件名、日期和时间、第几页等或者自行输入的其它字符。

                  设置的效果可以在对话框右侧的“预览”中即时看到。

           (6)、打印:在弹出的“打印”对话框中“选择打印机”,“页面范围”中选择是打印“全部(L)”字符还是“选定范围(T)”、“当前页面(U)”或者指定的“页码(G):”(比如要打印第1页到第3页,那么就在“页码”文本框中输入1-3),“份数(C):”可以设置要重复打印几份,单击“首选项(R)”按钮可以对打印机进行更多设置(不同打印机的设置也不尽相同)。设置完毕后单击“打印(P)”按钮即可打印,打印前别忘了打开打印机的电源开关。

           (7)、退出:关闭“记事本”程序,如果字符或文件没有保存的话,那么会弹出提示对话框。

        2、编辑(E):这里的项目和“文字处理软件—四、文字处理软件简介”中文本框功能有些类似,不过文字处理软件毕竟还是有更多的功能,这里就是“查找(Find)”和“替换(Replace)”功能。其实“查找”功能和前面“软件—八、软件帮助”、“系统工具—七、搜索”等文章中的“搜索”功能是类似的,也是在内容比较多、不易寻找的时候使用。

           单击“查找(F)...”项目弹出“查找”对话框,在“查找内容(N):”文本框中输入要查找的字符,“区分大小写(C)”只针对英文字符(选中的话,输入的英文字符就要注意大小写),“方向”可选择从当前光标往上还是往下查找,然后单击“查找下一个(F)”按钮即可在文档中查找上述输入的字符,查找到的字符会被自动选中。使用“查找”功能的快捷键是Ctrl+F。如果查找的结果不止一个的话,可以不用关闭“查找”对话框,不断地单击“查找下一个”按钮来查找,或者单击“编辑”菜单中的“查找下一个(N)”项目来继续查找(使用快捷键F3更方便)。

           如果想将某些字符统一换成其它字符,那么就要用到“替换”功能。单击“替换(R)...”项目弹出“替换”对话框,比如要将文档中的字符abc换成def,那么就在“查找内容(N):”文本框中输入abc,在“替换为(P):”文本框中输入def,然后单击“替换(R)”按钮可将查找到的第一个abc替换为def(也可通过单击“查找下一个(F)”按钮来不断查找,找到需要替换的abc后再单击“替换”按钮,查找的“方向”默认是“向下”),单击“全部替换(A)”可将查找到的所有abc都换成def。使用“替换”功能的快捷键是Ctrl+H。

           “转到(G)...”可将光标定位到当前文档中某一行字符的最左边,不过下述的“3、格式(O)”中的“自动换行”如果被选中的话,“转到”就不可用了。“时间/日期(D)”可在当前光标处插入系统当前的时间和日期。

           不过,使用上述“查找”、“替换”和“转到”功能需要编辑区域有字符存在,如果是新建一个文件、什么内容都没有的话,那么这些功能自然也就不可用了。

        3、格式(O):选中“自动换行(W)”项目(打上对勾)后,可以使文字在窗口的边缘自动换到下一行,否则的话如果一行的文字很多的话,还需要拖动水平滚动条来查看,比较麻烦。

           这里主要讲一下“字体(F)...”项目的设置。和剪切、复制的操作相同的是,设置字体前先要选中要设置字体的字符。

           单击“字体”项目打开“字体”对话框,可以看到除了选择“字体(F):”外,还有“字形(Y):”、“大小(S):”和“字符集(R):”的设置,注意这些设置对文档中的所有字符都起作用。“字形”表示对字符的一些变形,如“斜体”可将字符倾斜,“粗体”可使字符的笔划变粗,“粗斜体”就是“斜体”和“粗体”的组合。

           “大小”就是字符显示和打印出来的大小,一般有两种表示方法,“字号”和“磅数”:

           (1)、字号:就是汉字表示的“一号”、“小一”等,“初号”表示最大,以后的“一号”、“二号”依次减小。

           (2)、磅数:就是阿拉伯数字表示的1、2、3、4等,和“字号”相反,1磅的字符是最小的,数字越大则字符越大。注意这里的“磅”不是重量单位,是长度单位,1磅等于七十二分之一(1/72)英寸。

    小:那么“一号”字相当于多少磅的字呢?

    大:“一号”字相当于26磅的字,“初号”相当于42磅,“二号”相当于22磅,“三号”相当于16磅,“四号”相当于14磅,“五号”相当于10.5磅。这个自己试验一下就知道了。

           除了在列表框中选择外,在“大小”文本框中还可直接输入字符磅数的数值,这样的好处是可以突破列表框中项目的限制,比如列表框中没有100磅,但是可以在“大小”文本框中直接输入100后单击“确定”,就可以设出100磅的字符。这里不能输入带小数点的数字,不过这仅是“记事本”的问题,其它的文字处理软件并不一定。

           在“示例”中可以即时看到设置的效果。

           不过要说明的一点是,“记事本”保存的文件并不包含这些格式设置,就是说这些字体的设置仅对当前计算机系统起作用,如果文件复制到另一个系统或计算机中并用“记事本”程序打开的话,那么看到字符的效果就是另一个系统或计算机中“记事本”程序设置的效果。

        4、查看(V):只有一项“状态栏(S)”,选中后(打上对勾)可以在窗口下方出现一个“状态栏”,显示当前光标所在的行数(Ln)和列数(Col)。

    小:前面选中了“自动换行”的话,“状态栏”就不能选了,怎么回事?

    大:因为如果选中了“自动换行”的话,随着窗口大小的不同,文档的行数和列数就不固定了,那么“状态栏”显示行数和列数也就没意义了,所以就不可选。

        5、帮助(H):可以查看“帮助主题(H)”和“记事本”程序的版权信息(“关于记事本(A)”)。

        以上我们介绍了这个功能最简单的文字处理软件—“记事本”,需要更多功能的话,就要使用其它的文字处理软件了,我们在接下来的文章中会讲解。
作者: 红叶舞香山    时间: 2008-11-13 19:04

六、写字板

    大:“记事本”的功能仅仅限于保存字符,所以我们需要功能更多更强大的文字处理软件。下面我们介绍一下同样是Windows XP自带的“写字板”软件。

        “写字板”程序位于C:\Program Files\Windows NT\Accessories文件夹下,程序文件名为wordpad.exe。可以通过“开始”菜单—“程序(所有程序)”—“附件”—“写字板”项目打开,也可以在“开始”菜单—“运行”中直接输入wordpad后回车打开。

        打开“写字板”窗口后,可以看到,比起“记事本”的窗口,多出了一些工具栏。多出的工具栏可以看作是多出的新的功能,我们来看看“写字板”又比“记事本”多了哪些功能,同样以菜单的分类进行讲解:

        1、文件(F):比“记事本”的“文件”菜单多了些内容,部分名称相同的项目也有些区别:

           (1)、新建(N)...:从项目名称后面多出的省略号就可以看出来,这个项目会打开一个对话框(参见“Windows XP—四、菜单”),打开的“新建”对话框中可以看到一个列表框,列表框中的项目表示要新建的文件的类型,有“RTF文档”、“文本文档”、“Unicode文本文档”。RTF(Rich Text Format)格式也叫“多信息文本格式”或“丰富文本格式”,扩展名就是.rtf,这种格式的文档比文本文档(.txt)可以保存更多的内容,比如“文字处理软件—五、记事本”提到的字体、字形、大小等字符格式,还可以保存插入到文档中的图片、表格等其它信息。这种格式的文件也是被许多文字处理软件所支持的一种格式,以后如果碰到这种情况,使某种文字处理软件生成的文档能在其它没有安装这种文字处理软件的系统或计算机中也能使用,那么不妨保存为RTF格式。按上述方式启动“写字板”程序时,会自动新建一个RTF格式的文件。

    小:就是说,文档中的内容要丰富,除了要求文字处理软件功能多以外,保存的格式也有要求?

    大:是的,如果在文档中加入了字符格式、图片、表格等其它的信息,最后却保存为文本文件(.txt),那么这些其它的信息就不会被保存,而只保存文档中的字符。所以在以后使用其它功能较多的文字处理软件的时候,就要注意保存为该文字处理软件特定的格式,或者保存为通用的RTF格式。

           (2)、打开(O)...:除了RTF、文本文档和全部文档(相当于“文字处理软件—五、记事本”中的“所有文件”)外,还可以打开一些其它文件:

                  a、Word for Windows(*.doc):Word是我们后面要讲到的最常用的文字处理软件,功能很多,Word默认保存的文件格式就是DOC(扩展名.doc)。“写字板”也可以打开和编辑DOC文件,不过只能看到一部分的信息,如果计算机中没有安装Word或者其它能打开DOC文件的软件的话,不妨试试用“写字板”来打开。

                  b、Windows书写器(*.wri):WRI格式(扩展名.wri)是3.x版本的Windows操作系统中的“写字板”程序默认保存的文件格式,当然以后版本Windows中的“写字板”同样能够打开和编辑。

                  c、文本文档 - MS-DOS格式:这也是一种文本文件,扩展名同样为.txt。在Windows 95/98及以前版本的Windows操作系统中,这种格式只能保存ASCII字符,不过现在没有这种限制了。如果文件在非Windows的操作系统中不能正确显示字符的话,那么可试试以“文本文档 - MS-DOS格式”来保存文件,注意该格式也同样不能保存除字符以外的信息。

           (3)、“保存(S)”和“另存为(A)...”:也增加了保存为RTF格式和“文本文档 - MS-DOS格式”。另外在“保存为”对话框下方有一个“以默认方式保存为这种格式(D)”复选框,该复选框的作用是,在“保存类型(T):”中选择好一种文件类型后,再选中这个复选框,以后每次打开“保存为”对话框,默认的保存类型就是前面选中的类型(除非在新建文件时选好了文件类型)。

           (4)、打印预览(V):可以在打印前预览(Preview)一下打印出来的样子,选择此项目后,”写字板“窗口发生变化,菜单、工具栏等会暂时消失(此时称为“预览状态”),窗口顶部出现一排按钮,下方是打印内容的预览画面(不可编辑),画面中“纸张”的四边会有四条虚线,表示“页面设置”中设置的“页边距”。

                  鼠标指针移动到“纸张”上时,指针会变成放大镜的形状,此时单击即可放大“纸张”,如果单击后指针变回箭头,那么再单击就会缩小“纸张”。

                  窗口上方的按钮,可以进行“打印(P)...”、翻页(“下一页(N)”和“前一页(V)”)、一次显示两页(“两页(T)”)、“放大(I)”或“缩小(O)”“纸张”、“关闭(C)”预览状态并返回到编辑状态(预览状态下单击窗口右上角“关闭”按钮也可关闭预览状态,注意不是在编辑状态下)。

           (5)、页面设置(U)...:注意这里设置的页边距的单位是不一定是毫米,也可能是英寸(Inch)。

           (6)、历史记录:“写字板”也会记录曾经编辑过的文件名称,这些名称显示在“文件”菜单中,单击某个名称便可直接打开对应的文件,和快捷方式的作用有点类似。注意如果对应的文件不存在或者转移了位置,就不能这样打开文件了。

           (7)、发送(D)...:可以将当前文件作为电子邮件的附件发送出去,我们在以后会讲到电子邮件。

        2、编辑(E):和“记事本”不一样的地方有:

           (1)、撤销(U):“记事本”和文本框一样,只能撤销上一步的操作,而“写字板”可以一直返回到编辑文件最初的状态。

    小:如果发现撤销错了,想恢复怎么办?

    大:“记事本”和文本框无法办到这一点,但是“记事本”通过多次“撤销”可以恢复到最近一次的操作;“写字板”中没有对应的项目或按钮,不过可以按下快捷键Ctrl+Y进行恢复。

           (2)、特殊粘贴(S)...:除了将剪贴板中的字符原样粘贴,还可以以其它方式进行粘贴。剪切或复制字符后,打开该项目,会出现“选择性粘贴”对话框,粘贴方式有两种:

                  a、粘贴(P):选中此单选框,右侧的“作为(A):”列表框中会列出粘贴的方式,列表框中第一项一般就是字符的来源,比如字符是从“写字板”中剪切或复制的,那么第一项就是“写字板文档”;还可以粘贴为“图片(元文件)”、“多文本信息(RTF)”或“未格式化文本”。

                     选择第一项粘贴的话,粘贴进去的内容周围会被一个黑色方框包围,方框的四角及四边各有一个黑色小方块(共八个),鼠标指针移动到黑色小方块上会变为双向箭头,可以像调整窗口大小那样调整方框的大小。鼠标指针移动到方框内部(除了黑色小方块),双击即可在方框中显示出字符来源软件的编辑界面,比如字符是从Word软件中复制过来的,那么此时双击方框内部即可在方框中显示出Word软件的编辑界面。

                     选择“图片(元文件)”粘贴的话,会把字符变成一个图片复制进来,图片是不能直接编辑的,这样可以避免他人修改。

                     选择“多文本信息(RTF)”粘贴的话,会正常复制字符,并且将字符原来的格式也同时复制过来。

                     选择“未格式化文本”粘贴的话,也会正常复制字符,但是不会复制字符原来的格式,字符的格式会变成要复制到的地方的格式。

                  b、粘贴链接(L):和上述“第一项”粘贴的效果类似,但是双击方框内部会转到字符来源的软件窗口,而不是在方框中显示。同一文档中也可以相互链接,比如可以在第一段的某处粘贴一个链接到第二段的链接,甚至可以做成一个目录。注意,字符来源的软件窗口如果在粘贴前就被关闭了的话,那么链接就失效了。

           (3)、“查找(F)...”和“替换(E)...”:比起“记事本”的“查找”、“替换”功能,“写字板”只多了一项“全字匹配”,打开“查找”或“替换”对话框,可以看到有一个“全字匹配(W)”复选框。选中此复选框的话,就只会搜索指定的字符而不会搜索与指定字符相连的其它字符。比如要搜索的字符为ab,那么选中了“全字匹配”的话,就只会搜索ab,而不会搜索与ab相连的其它字符,如单词aback、abandon、abnormal等等。

           (4)、链接(K)...:会显示出当前文档中所有的链接并可以进行设置。

           (5)、对象属性(R):显示选中的上述方框的有关信息。

           (6)、对象(O)...:选中上述的方框后,该项目会变为“链接了 文档 对象(O)”,其下级菜单相当于上述双击方框内部。

        3、查看(V):主要是对软件的界面进行设置,选中菜单中的“工具栏(T)”、“格式栏(F)”、“标尺(R)”、“状态栏(S)”项目(打上对勾),就表示这些界面元素会显示出来,我们来看看这些界面元素的作用:

           (1)、工具栏:就是菜单下面的一排按钮,作用我们前面“Windows XP—五、窗口和对话框”中讲过,对应着菜单中的某些项目,不过和菜单中的项目还有些不一样,如单击“打印”按钮不会出现设置对话框而会将所有字符全部打印。

           (2)、格式栏:是“工具栏”下方调整字符及段落的一排下拉组合框和按钮,可以调整已选中的字符的字体、大小、字符集、字形、颜色,还可以调整段落是靠左边对齐、位于中间还是靠右边对齐,以及是否显示项目符号。我们在后面的“格式”菜单中会讲解。

           (3)、标尺:是“格式栏”下方类似于尺子一样的标记,作用也像尺子一样,可以用来衡量字符的大小、确定字符到哪个地方就拐到下一行以及段落设置等等。

           (4)、状态栏:是窗口最下方的灰色长条,作用是在鼠标指针指向菜单或工具栏、格式栏等位置时,显示所指项目的有关信息。

    小:问一下,前面提到的“段落”是什么意思?和平时写文章的段落是一回事么?

    大:有点类似。文字处理软件中的“段落(Paragraph)”,指的是每次回车之间的字符。实际上按下回车键的时候,也会产生一个字符,称为“回车符”(也属于ACSII字符集中的字符,不过平时不显示而已,其它的文字处理软件、例如Word可以设置为显示),那么每两个回车符之间的字符,就是一个“段落”(从文章开头到第一个回车符之间也是一个段落),即使两个回车符之间只有一个字符也是一个“段落”。所以回车符也称为“段落标记(Paragraph Marks)”。

    小:“写字板”中的这些界面元素也能调整位置吗?

    大:只有工具栏和格式栏可以调整位置,鼠标指针移动到工具栏或格式栏的边缘(方框),然后进行拖动即可,注意如果移动地比较远,那么工具栏或格式栏会变成一个单独的对话框的形式,可以再拖回到原位置。

           菜单中的“选项(O)...”项目中,“选项”标签可以设置“写字板”中需要调整距离时的“度量单位”(包括“页面设置”、“标尺”等等),其中“点(P)”就是“文字处理软件—五、记事本”中介绍的字符大小的“磅数”,“Picas”是“十二点活字”(等于1/6英寸,就是6磅);“自动选择字词(W)”选中的话,在用鼠标拖动选择字符时会自动选择整个单词(仅对英文有效)。其它的“文字”、“多信息文本”、“Word”、“书写器”、“被嵌入”标签,可以设置当前编辑的文档为这几种类型时,是否在窗口中显示“工具栏”、“格式栏”、“标尺”或“状态栏”,以及字符以什么方式换行(“记事本”中的“自动换行”就是这里的“按窗口大小自动换行(W)”)。

        4、插入(I):可以在字符中插入当前的“日期和时间(D)...”,并可以在弹出的对话框中选择日期或时间的格式,注意和“记事本”不一样的是,日期和时间不能同时插入;还可以在文档中插入其它软件中创建的信息,如表格、图表、幻灯片、图片、音乐、视频等等。

        5、格式(O):“记事本”只能对字符进行设置,“写字板”还可以对段落进行设置,也就是制作文件、书籍、报纸、杂志等所说的“排版(Typeset)”。对段落的设置并不需要先选中整个段落,只需要将光标移动到要设置的段落即可,当然如果要同时调整多个段落的话还是要都选中的。

           (1)、字体(F)...:与“记事本”相比,增加了“删除线(K)”(Strikethrough)、“下划线(U)”(Underline)和字符颜色的设置。“删除线”就是字符中间划一道横线,表示不要这些字符,这个标记在修改文章时使用,主要是用来给别人看的;“下划线”是字符下面的一道横线,一般起标示的作用,表示这些字符比较重要;在“颜色(C):”下拉列表框可以选择一种字体颜色。

           (2)、项目符号样式(B):一般写文章都要分个一、二、三、四,这些段落前面要是有一个醒目的提示符号,就可以方便阅读者阅读,这个“提示符号”就是“项目符号”。将光标移动到要设置项目符号的段落,然后选择此选项或在工具栏上单击“项目符号”按钮(最右侧),段落前面就会出现一个黑点,同时段落会整体向右移动一段距离。如果要取消某个段落的项目符号的话,再次选择此选项或在工具栏上再次单击“项目符号”按钮即可取消。

           (3)、段落(P)...:这里可以具体设置段落中的字符到页面左边、右边以及段落第一行(首行)字符到页面左边的距离,距离的单位由上述“查看”菜单中“选项”项目的“度量单位”确定,不过在输入时并不需要输入单位;还可以设置段落中的字符是靠左边对齐、位于中间还是靠右边对齐,上述格式栏中的一些按钮就对应这些功能。

           (4)、跳格键(T)...:“跳格键”就是“基础知识—十一、使用键盘和鼠标”中提到的制表键(Tab键)。这个按键的功能前面我们也讲到过,如“BIOS—一、什么是BIOS”中的恢复检测信息画面,“Windows XP—三、文件的操作”中的移动光标,“Windows XP—五、窗口和对话框”中的切换窗口等等,而在这里可以用来调整光标的位置。将光标移动到要设置的段落,然后选择此选项,在弹出对话框中的“跳格键宽度(T)”文本框中输入按下Tab键后光标要移动的距离(距离的单位同样由上述“查看”菜单中“选项”项目的“度量单位”确定),然后单击“设置(S)”按钮即可将输入的距离添加到列表框中,可以设置多个距离,不需要的可以在列表框中选中后单击“清除(R)”按钮删除或者单击“全部清除(L)”按钮全部删除。注意这里的设置只对当前光标所在的段落(当前段落)有效。

        6、帮助(H):可以查看“帮助主题(H)”和“写字板”程序的版权信息(“关于写字板(A)”)。

    小:讲讲那个“标尺”有什么作用。

    大:“标尺”就像一把尺子,“尺子”上的“刻度”由上述“查看”菜单中“选项”项目的“度量单位”确定。“标尺”的左端就是最左边字符的位置。通过“标尺”可以直观地衡量字符的大小。

        “标尺”上面还有几个滑块(“滑块”参见“系统设置—二、控制面板—2、显示—(5)、设置”),作用是调整段落。左边上方的下三角滑块的位置是段落首行的字符到最左边的距离,左边下方的的上三角+方块滑块的位置是段落整体左对齐的距离,右边下方的上三角滑块是段落右对齐的位置。左右拖动上述滑块就可以方便地调整上述“格式”菜单中“段落”项目的设置。

        “标尺”也可以设置上述“格式”菜单中的“跳格键”。在标尺任意位置(除了滑块所在的位置)上单击,单击的位置会出现一个像左下拐角的“┗”符号,这就是上述“格式”菜单中的“跳格键”里设置的距离。在“格式”菜单中的“跳格键”里设置好距离后单击“确定”关闭对话框后,标尺上对应的位置也会自动显示出这个符号;而在“格式”菜单中的“跳格键”里删除了设置的距离后,标尺上对应位置的符号也会消失,也可以用鼠标将这个符号拖放标尺的外面来清除符号。

        另外还要介绍键盘上的一个按键,就是Insert键。Insert是“插入”的意思,这个按键的作用就是切换“插入”和“改写(Overwrite)”的状态。一般没按下Insert键的时候,光标如果处在两个字符的中间,那么此时输入的字符会“挤进”两个字符的中间,光标右边的字符就会向右移动(被“挤开”了);而如果按下Insert键后,上述情况就变成了,“挤进”的字符还在,但是光标右边的字符被删掉了。由于在“写字板”中,处在“改写”状态下的光标仍然是竖线状,与“插入”状态下的光标形状一样,并且没有任何提示(其它的文字处理软件可能会有提示),所以在操作时要注意,如果出现字符被“吃掉”的现象,那可能就是按下了Insert键,再按一下Insert键就可恢复到“插入”状态了。不过在文本框和“记事本”中,Insert键是不起作用的。
作者: 红叶舞香山    时间: 2008-11-13 19:05

文字处理软件

七、Word

    大:前面我们介绍了“文本框”以及文字处理软件“记事本”和”写字板“的主要功能,包括对文字的剪切、复制和粘贴(这是文字处理的基础)、字符的修饰(字体、字形、大小等)、段落的设置(左、右和居中对齐等)、打印的设置(打印前的页面设置、预览、打印设置等)、插入其它类型的信息(文字、表格、图片、音乐等)等。作为功能更强大的文字处理软件Word,它不仅包括了上述的所有功能,而且还增加了更多的功能。

        Word也是Microsoft公司开发的一款文字处理软件,而且名称“Word”就是“字、词”的意思,很形象。Word属于Microsoft公司开发的Office办公套件的一部分,整个Office办公套件是一系列软件的集合,除了Word之外,还有Excel(表格处理软件)、PowerPoint(幻灯片制作软件)、Access(小型的数据库软件)、Outlook(电子邮件收发软件)等等。这些软件不单单是具有自行处理信息的能力,更重要的是可以相互协作,比如Word可以直接将Excel制作的表格拿来使用、调用PowerPoint制作的幻灯片、使用Access制作的数据库等等(比“写字板”的“插入”信息功能更强大)。总之还是一个目的,减轻工作量、提高工作效率。当然要想达到这个目的,用户首先得要会使用软件。Office办公套件的其它软件我们以后会讲述,这里我们只讲解Word。

        和Microsoft公司的Office办公套件相应的,我国的金山(Kingsoft)软件公司也开发了WPS办公套件,功能和Office办公套件相似,并且针对我们自己处理文件的需要,比如汉语拼音、各种公文等等有自己独到的设计。不过目前用户使用的较多的还是Office办公套件。Office从1.0版开始,一直到Office95/97/2000/XP/2003(版本号7、8、9、10、11),目前最新推出的是Office2007(版本号12),Office中的软件的版本号与Office相同。我们这里讲解的是Office2003中的Word2003。

        Word是随着Office办公套件一起安装的,安装时可以选择要安装Office办公套件中的哪几个软件(组件),选择时可以同时选中“选择应用程序的高级自定义(C)”复选框,这样“下一步”后就可以进行更详细的安装设置。默认情况下,安装Office时会同时安装微软拼音输入法,Office2003安装的微软拼音输入法的版本就是2003。

        安装完毕后,在“开始”菜单—“程序(所有程序)”会生成“Microsoft Office”文件夹,文件夹中包括了安装的软件的快捷方式,单击其中的“Microsoft Office Word 2003”后,出现一个“Microsoft Office Word 2003”的小画面,随后就会出现Word窗口。注意不一定会在桌面上生成快捷方式,可以用“Windows XP—三、文件的操作”中鼠标拖放复制文件的方法将所需的快捷方式“拖”到桌面空白处后“放开”。Word2003的程序文件名为Winword.exe。

        打开Word窗口可以看到,和“写字板”相似的,从上到下分别为菜单、工具栏、标尺、编辑区域、状态栏,编辑区域左边还有一个标尺,右侧还有一个称为“任务窗格”的界面。我们讲解的内容分为:

        1、“文件”菜单。

        2、“编辑(E)”菜单。

        3、“视图(V)”菜单。

        4、“插入(I)”菜单。

        5、“格式(O)”菜单。

        6、“工具(T)”菜单。

        7、“表格(A)”菜单。

        8、“窗口(W)”菜单。

        9、“帮助(H)”菜单。

        10、工具栏(Tool Bar)。

        11、标尺。

        12、状态栏(Status Bar)。

        13、任务窗格(Task Window)。

        14、右键菜单。

        15、VBA(Visual Basic Application)和脚本编辑器(Script Editor)简介。

        在最新推出的Office2007里,菜单被一些标签式的项目所取代,用户如果习惯了以前版本的Office,可能会对这种界面不太适应。不过各种操作与我们讲的Word2003都类似,可以参照来操作。

        Word中的各个对话框里一般都会有“预览”,可以在单击“确定”按钮之前“预览”到设置的效果。

        有一点要注意的是,在Word中,有些对话框不关闭也可以编辑文档,但是有时对话框会“消失”了,但是并未被关闭,这时可以按下快捷键Ctrl+Tab来切换出对话框。
作者: 红叶舞香山    时间: 2008-11-13 19:07

1、“文件”菜单

       大:和前面“记事本”和“写字板”的“文件”菜单的作用类似,菜单中项目的主要功能也是对文件整体进行操作(新建、打开、保存等),以及对打印的设置等等。

           (1)、新建(N)...:同样是新建文件,Word可以新建的文件的类型更多。Word默认的文档文件格式是DOC(扩展名.doc),启动Word时默认新建的文件也是DOC格式,在安装Office时,DOC文件也被自动关联到Word。除了文件格式之外,新建的文件还可以指定“模板(Template)”。

                  顾名思义,“模板”就相当于工业生产产品用的模型一样。模板也是一种文件,扩展名为.dot,其内容和DOC文件一样,作用是规定文件内文章的各种格式。新建时指定哪个模板,那么新建的文件就会采用模板中规定的格式,当然不是只能用模板中的格式,还可以自行修改。用模板新建文件的好处是,比如在政府机关工作,常常需要撰写公文,公文的格式都是固定的,那么就可以事先将格式都设置好,然后保存为模板,日后需要撰写公文时,就可以用此模板来新建文件,而不用每次都要设置格式了。

                  单击“新建”项目后,Word窗口右侧的“任务窗格”中就会出现“新建”文件可以使用的各种模板。其中“新建”栏目中,“空白文档”就是采用Word默认的模板(Normal.dot,启动Word时自动使用的模板),“XML文档”是“扩展标记语言(eXtend Markup Language)”文件(以后会讲到),“网页”是HTML(HyperText Markup Language,超文本标记语言)文件(以后会讲到),“根据现有文档”可以根据计算机中存储的.doc、.dot等文件来新建文件;“模板”栏目中,可以从“本机上的模板...”中选择Word自带的一些模板(这些模板文件中,“常用”标签下的模板文件存储在C:\Documents and Settings\帐户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,其它模板文件存储在Office安装目录下的Templates文件夹下),也可以“网站上的模板”(就是“网上邻居”)中选择模板,还可从Office Online网站中选择更多的模板(在“到网上搜索:”文本框中输入要搜索的文字后单击右侧“搜索”按钮也可以在Office Online网站中搜索模板);“最近所用模板”中列出了最近新建文件时使用的模板(相当于“历史记录”)。

       小:有个问题,前面说的“新建”栏目中的“根据现有文档”,可以根据计算机中存储的.doc、.dot等文件来新建文件,这样的话,我想要根据哪个文件新建文件,在这里选择好就可以了,为什么还要专门保存为模板文件(.dot)?

       大:实际上并不一定要保存为模板文件(.dot),也可以保存为DOC文件,不过保存的时候要把不是重复使用的字符删除,比如公文中,只保留开头的“XXX部门文件”字样,而将公文的正文内容删除。在保存时,如果选择保存为模板文件(.dot),那么保存目录会自动转到C:\Documents and Settings\帐户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹下,选择保存为DOC文件的话就不会自动转到,需要手动选择。保存好后,以后新建文件时,在“本机上的模板...”中的“常用”标签下就可以看到自己保存的模板。而从“根据现有文档”中选择的话,每次都需要手动指定文件,比较麻烦,而且先要把文件中不需要的字符删掉。当然这两种方法也不是一定说哪个好、哪个不好,看自己习惯了。

           (2)、打开(O)...:Word可以打开的文件类型很多,除了上述的.doc、.dot文件之外,还可以打开网页类型的.htm、.html文件,.xml文件,当然还有通用的.txt、.rtf文件(参见“文字处理软件—五、记事本”、“文字处理软件—六、写字板”),等等。值得注意的是“从任意文件还原文本(*..*)”,选择这种文件类型的话,可以打开任何类型的文件,并且Word会试图将文件中的字符显示出来,如果碰到某个文件损坏了不能正常打开,但是该文件中包含一些需要的文字,那么可以试试这种打开方法。

           (3)、关闭(C)...:这涉及到Word与前述的“记事本”和“写字板”软件的一个区别,一个“记事本”和“写字板”窗口只能同时打开一个文件,如果在打开一个文件的情况下又要打开另一个文件(在“记事本”或“写字板”中打开),那么当前打开的文件就会被关闭(未保存的话会提示保存)。

       小:如果我想用“记事本”或“写字板”同时打开多个文件怎么办?

       大:要打开几个文件,就得启动几次“记事本”或“写字板”,在资源管理器或“我的电脑”里每双击打开一个文件,就会弹出一个“记事本”或“写字板”窗口。在“任务管理器”(参见“系统工具—九、进程管理”)中,可以看到多个notepad.exe或wordpad.exe进程。

                  Word可以同时打开多个文件,虽然显示了多个窗口,但是在“任务管理器”只显示一个Winword.exe进程。所以这里的“关闭”功能就是关闭当前打开的文件,在Word窗口右上角标题栏的“关闭(×)”按钮下面还有一个小一点的“关闭(×)”按钮,单击这个“关闭(×)”也可以关闭当前文件。如果所有的文件都被关闭了,那么Word窗口也不会被关闭,只是编辑区域就没有了,可以继续新建或打开文件。

                  关闭的快捷键是Ctrl+W。不止一个Word窗口的话,单击窗口右上角的“关闭”也可只关闭当前窗口,相当于上述的“关闭”功能;如果只有一个Word窗口的话,那么窗口的“关闭”按钮就是关闭窗口了。

           (4)、保存(S)、另存为(A)...和另存为网页(G)...:“保存”和“另存为”的作用和前面“文字处理软件—五、记事本”、“文字处理软件—六、写字板”中的作用相同,不过可以保存的文件类型更多,默认是保存为DOC文件。“另存为网页”实际上就是“另存为”中保存为“单个文件网页(*.mht;*.mhtml)”类型,注意保存为各种网页类型的话,“另存为”对话框中会增加一个“更改标题(C)...”按钮,单击此按钮可设置在浏览器软件中打开网页时标题栏中显示的文字。

           说一下,上述“新建”、“打开”和“保存”时打开的“通用文件打开对话框”(参见“系统设置—六、窗口和对话框”)中,右上角的工具栏里增加了“删除(Del)”和“工具(L)”按钮,“视图(带有下拉菜单)”按钮(相当于“查看(带有下拉菜单)”按钮)也增加了“属性(R)”、“预览(V)”等浏览方式。

           (5)、文件搜索(H)...:此功能专门用来搜索Office(生成的)文件。单击此项目后,Word窗口右侧的“任务窗格”中就会出现搜索选项,在“搜索文本:”文本框中输入要搜索的内容后单击“搜索”按钮即可搜索,输入的内容既可以是文件名也可以是文件中的内容;“搜索”按钮右侧的“还原”按钮可还原到上一步的操作(比如输入字符后就可“还原”到未输入字符的状态)。“其他搜索选项:”中,“搜索范围:”下拉组合框中可以选择在哪里进行搜索(选中“任何地方”表示搜索下面所有项目),比Windows系统自带的“搜索”(参见“系统工具—七、搜索”)高级的地方在于,可以指定同时在多个文件夹或分区中搜索(在文件夹项目前打对勾),而Windows系统自带的“搜索”只能在单个文件夹或所有分区中搜索;“搜索文件类型:”下拉组合框中可以选择搜索哪些类型的Office文件(选中“任意类型”表示搜索所有类型的Office文件);单击“搜索选项...”链接可选择是否开启“索引”服务。

                  下面“请参阅”中,单击“高级文件搜索”链接会扩展搜索功能,搜索界面中的“值:”文本框就是上述的“搜索文本:”文本框。可以在“属性:”下拉组合框中选择要搜索文件的某种属性(下面“(13)、属性(I)”中会讲到),在“值:”文本框中输入要搜索的内容;和“系统工具—七、搜索”介绍的“搜索语法”一样,不过AND、OR、NOT在这里被“与”、“或”单选框和“条件:”下拉列表框代替了,在输入要搜索的内容后,选择上述的某一种方式后单击“添加”按钮即可添加到下面的列表框中(列表框中的项目也可在选中后“删除”或“全部删除”);都设置好后单击“搜索”按钮即可搜索。“请参阅”中的“信息检索”和“在此文档中查找...”我们以后会介绍。

                  搜索过程中,可单击“停止”按钮来暂停搜索,此时“停止”按钮会变为“修改”按钮,单击“修改”按钮可返回搜索设置界面。

           (6)、权限(M):这个功能和“系统工具—二、资源管理器—6、权限设置”中的文件权限类似。这里默认选中的“无限制的访问”,就是没有分配权限,任何人都可以打开和编辑此文件;如果选择了“不能分发...”或“限制权限为...”,那么会弹出一个对话框要求从Microsoft网站上下载Windows Rights Management客户端软件并进行安装,才能进行权限管理。权限要求和在Microsoft网站上注册的.NET Passport帐户相关联,如果自己有权限管理服务器的话就不用.NET Passport帐户了,详细内容我们以后再介绍。

           (7)、版本(R)...:这个功能可以在一个文件中保存该文件的多个版本,可以参考一下“基础知识—十、软件”中介绍的软件的“版本”。比如一个文件有多个人需要编辑或修改,但是不希望后面修改文件的人把前面的人写的文字给修改掉,那么就可以使用“版本”。

                  打开此选项后,在弹出的对话框中单击“现在保存(S)...”按钮,然后在弹出的对话框中输入这个版本的说明(版本备注(C):),比如上述的情况里,就可以写“XXX修改,修改的内容主要是XXXXX”之类的说明文字,最后单击“确定”按钮即可保存。以后保存文件时,就不能使用上述的“保存”功能来保存文件了,要使用这里的“现在保存”来保存。

                  如果不想这么麻烦的话,可以在“版本”对话框中选中“关闭时自动保存版本(A)”复选框,这样每次修改后就可以使用上述的“保存”功能来保存文件,保存的同时就会自动保存版本了,自动保存的“备注”说明会显示为“自动版本”。

                  “版本”对话框中的“原有版本”列表框中列出了保存过的所有版本,可根据版本的“日期和时间”、“保存者”和“备注”来选择版本,然后单击“打开(O)”按钮或者在列表框中双击项目即可打开选择的版本;不需要的版本可以在列表框中选中后单击“删除(D)”按钮来删除。

                  注意,“版本”功能只适用于.doc、.dot文件,如果保存为其它类型的文件,那么“版本”功能就会失效,并且以前的版本也都不存在了。

           (8)、网页预览(B):会将当前文件生成一个临时的网页文件(.mht),并用浏览器软件打开,如果使用Word来编辑网页的话,用该功能可以测试一下网页显示的效果。临时的网页文件在C:\Documents and Settings\帐户名\Local Settings\Temporary Internet Files\Content.MSO\WordWebPagePreview文件夹下,对正在打开或编辑的文件没有影响。

           (9)、页面设置(U)...:Word的页面设置非常丰富,我们来看看“页面设置”对话框中各个标签的设置:

                  a、页边距:和前述“记事本”和“写字板”中的页面设置一样,也可设置纸张中内容距离纸张的上下左右的距离,单位是厘米(注意设置时,“厘米”两个字删掉了也没关系);不过多出来一个“装订线”,是为了纸张要装订成册的话,要在装订的部位多留出一点空间;“方向”可设置纸张中内容的排列方向;“页码范围”的“多页(M):”下拉列表框中预设了几种装订方式,如果选择了除“普通”之外的其它方式的话,上述“装订线位置(U):”的设置就失效了(因为这几种装订方式已经规定好了装订的位置);“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框中,可选择“页边距”中的设置对整个文档都生效,还是仅对光标之后的文档起作用(这样就可以使不同页边距和不同方向的页面同时存在),如果事先选中了部分字符的话那么还会出现“所选文字”项目。

                  b、纸张:可调节打印用纸张的大小,在“宽度(W):”和“高度(E):”文本框中可以看到选择的纸张的实际大小(单位是厘米),在“纸张大小(R):”下拉列表框的最后可选择“自定义大小”,然后再“宽度”和“高度”文本框中可自行输入所用纸张的长、宽;“纸张来源”中,“首页(F):”列表框中可选择每一节的第一页所用的纸张是从打印机的哪个纸盒中出纸(“节”的概念我们以后会讲,不分节的话就是整个文档的第一页),“其他页(O)”列表框中可选择除了第一页之外的其它页从打印机的哪个纸盒中出纸;“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框中,可选择“纸张”中的设置对整个文档都生效,还是仅对光标之后的文档起作用,如果事先选中了部分字符的话那么还会出现“所选文字”项目;“打印选项(T)...”可设置要打印哪些内容,我们以后在“文字处理软件—七、Word—6、‘工具’菜单”会讲到。

                  c、版式:这里主要是对“节”、“页眉和页脚”、页面中内容在页面中的“垂直对齐方式(V):”以及“行号(N)...”和“边框(B)...”进行设置。“节”和“页眉和页脚”我们以后会讲;垂直对齐方式指页面中的文字靠哪里对齐,如果把每一行字看作是一个字,那么就是指这一行“字”是靠上、居中还是靠下对齐,“两端对齐”指一篇文章或一节文章如果最后一页的文字没有充满整个页面的话,那么就调整使得最后一页充满;“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框作用同上;“行号”可设置每一行文字前面出现编号,以及编号从多少开始、从哪里开始等;单击“边框”按钮会关闭“页面设置”对话框并打开“边框和底纹”对话框,我们以后在“文字处理软件—七、Word—5、‘格式’菜单”会讲。

                  d、文档网格:设置整个文档文字的排列方向,每一页中的文字分为几栏(“栏数(C):”),文档中是否按对齐网格(使文字排列整齐,有点像小时候写作文用的方格纸)、以及有网格的情况下每一页的行数和每一行的字符数;“预览”中的“应用于(Y):”下拉列表框作用同上;“绘图网格(W)...”按钮可设置网格的显示方式(不影响打印效果);“字体设置(F)...”可设置整篇文档文字的字体。

                  对话框的左下角有个“默认(D)...”按钮,单击此按钮可将“页面设置”中的所有设置保存到上述启动Word时自动使用的Normal.dot模板中并关闭“页面设置”对话框,可以用这种方法修改Normal.dot模板中的格式,这样每次启动Word时新建的文档就是Normal.dot模板中设置好的格式了。

                  双击左、上标尺中间的白色部位(注意不要点到滑块上),或者双击标尺两侧的空白部位,也可打开“页面设置”对话框。

           (10)、打印预览(V):和“文字处理软件—六、写字板”中介绍的打印预览功能一样,可以在打印前先看看打印的效果如何。选择此项目即可进入预览状态,鼠标指针单击预览图案时会放大或缩小预览图案,也可在上方打印预览工具栏中的下拉组合框中输入或选择显示的比例;单击上方打印预览工具栏中的“单页”按钮(绿色中一页纸的图案)可使窗口中只显示一页,单击旁边的“多页”按钮(绿色中四页纸的图案)会展开一个小方框、可选择窗口中一次显示几页;单击上方打印预览工具栏中的“关闭(C)”按钮,或者单击窗口右上角的“关闭”,可关闭预览状态并返回到编辑状态。

           (11)、打印(P)...:可设置使用哪个打印机(“打印机”的“名称(N):”下拉列表框)、打印哪些页面(“页面范围”复选框、“打印(R):”下拉列表框)、重复打印多少份(“副本”中的“份数(C):”文本框)、打印文档中的哪些内容(“打印内容(W):”下拉列表框)、一页纸上打印几页内容(“缩放”中的“每页的版数(H):”下拉列表框)、缩小或放大打印到指定大小的纸张上(“缩放”中的“按纸张大小缩放(Z):”下拉列表框)等等。单击“选项(O)...”按钮的作用和上述“(9)、页面设置(U)...—b、纸张”中的“打印选项”相同。

           (12)、发送(D):可将当前文档作为电子邮件的附件发送、作为Word的“开会”功能使用的文档、作为传真发送、从PowerPoint中打开、通过蓝牙(Bluetooth)无线传输功能发送等。

           (13)、属性(I):上述“(5)、文件搜索(H)...”中提到过文件的属性,这里的属性除了“系统工具—二、资源管理器”讲到的一般文件的各种属性外,Word文件(.doc、.dot)还有自己特殊的属性。

                   打开“属性”对话框,在“常规”标签中看到的是文件的一般属性,如名称、类型、存储位置、大小、修改时间等。“摘要”标签中显示的就是Word文件(.doc、.dot)的特殊属性,这些内容都可以自行修改,下方的“保存预览图片”选中后可在上述“新建”、“打开”和“保存”时打开的“通用文件打开对话框”中的“预览”浏览方式中显示小的预览图(不过也会增大文件的大小)。“统计”标签中可以看到文档中的字符数、段落数、行数、页数以及修订次数(就是保存了多少次)、编辑时间总计等信息。“内容”标签中显示了文档的主要内容。“自定义”标签可以为文档增加一些附加信息。

           (14)、历史记录:相当于“系统设置—八、“开始”菜单”中“最近使用的文档”的功能,在前面“文字处理软件—六、写字板”中也有介绍,记录了曾经编辑过的文件名称,单击某个名称便可直接打开对应的文件。注意如果对应的文件不存在或者转移了位置,就不能这样打开文件了。

           (15)、退出(X):不同于上面的“(3)、关闭(C)...”,“退出”会关闭所有打开的Word窗口。

       小:那个“任务窗格”如果不需要了,怎么才能不显示?

       大:单击“任务窗格”右上角的“关闭(×)”按钮即可关闭“任务窗格”。
作者: 红叶舞香山    时间: 2008-11-13 19:08

2、“编辑”菜单

       大:“编辑”菜单的主要作用其实就是剪切/复制、粘贴和查找/替换,并且多用其快捷键操作,这是我们前面提到的减轻工作量、提高工作效率的主要方法。

       小:那么岂不是和“记事本”、“写字板”的“编辑”菜单差不多?

       大:作用相似,但是Word的“编辑”菜单中的这些功能比起“记事本”和“写字板”来说又有所增强,我们在菜单中从上到下具体来看看这些增强的功能:

           (1)、“撤销(U)”和“重复/恢复(R)”:比起“写字板”来说,Word正式增加了“恢复(Resume)”,可以恢复撤销掉的操作。注意,恢复了操作之后,该项目会变为“重复XXX操作”,就是说这个“恢复”操作可以不断地使用。比如先前输入了一些字符,然后不小心“撤销”了,此时可以“恢复”这些字符,如果继续进行“恢复”(实际是“重复(Repeat)”)的话,那么这些字符就好像事先被剪切或复制了一样(实际上没有被剪切或复制),可以不断地“粘贴”出来。而且不光是字符可以“重复”,就连新建文件、关闭打开的文件等操作也可以“重复”。

           (2)、Office剪贴板(B)...:单击此项目后,Word窗口右侧的“任务窗格”中就会出现剪贴板中的内容。在“文字处理软件—四、文字处理软件简介”中我们介绍过剪贴板,并且说进行了新的剪切或复制操作时,系统剪贴板就会把以前存储的内容清除掉以存放新剪切或复制的内容。Word对剪贴板功能进行了扩展,最多可以存储24“块”剪切或复制的内容(超过24“块”的话,新的内容也会覆盖掉旧的内容,最新的内容在最上边),剪切或复制的内容显示在Word窗口右侧的“任务窗格”中,每“块”内容前面都有一个图标、指示内容是从哪个应用程序窗口复制过来的。注意,不仅是Word,Office办公套件中的所有软件都具有这个功能。

                  需要粘贴哪一“块”内容,就把鼠标指针指向内容并单击即可粘贴;指向内容后如果单击内容右侧的向下箭头按钮,会出现一个下拉菜单,可选择“粘贴(P)”这一“块”内容还是“删除(D)”这一“块”内容;“任务窗格”上方的“全部粘贴”按钮可将Office剪贴板中的全部内容都粘贴出来,“全部清空”按钮可将Office剪贴板中的内容全部清除掉。

                  单击“任务窗格”下方的“选项”按钮,会出现一个上拉菜单,可以对Office剪贴板进行一些设置,这些项目都相当于复选框,选中打上对勾就表示启用了此项目:

                  a、自动显示Office剪贴板(A):选中的话,在右侧“任务窗格”不显示的情况下,连续两次进行剪切或复制操作(中间不能有其它操作,连续两次剪切或连续两次复制操作不能使用快捷键),则右侧“任务窗格”中的Office剪贴板会自动出现。

                  b、按Ctrl+C两次后显示Office剪贴板(P):选中的话,在编辑时,连续按两次Ctrl+C(按住Ctrl的同时,再迅速按两下C键,相当于鼠标的双击),不管有没有选中字符,右侧“任务窗格”中的Office剪贴板都会自动出现。

                  c、收集而不显示Office剪贴板(C):选中的话,在右侧“任务窗格”不显示的时候,Office剪贴板同样可以存储多“块”内容;否则,右侧“任务窗格”一旦被关闭,Office剪贴板就失效了,但是在关闭“任务窗格”前保存的内容不会被清除。

                  d、在任务栏上显示Office剪贴板的图标(T):选中的话,在任务栏右侧的系统托盘处会显示一个Office剪贴板的黄色图标,在该图标上单击鼠标右键,也可以对Office剪贴板进行操作和设置,其中“停止收集(P)”项目会关闭右侧“任务窗格”,系统托盘处的图标也会消失。

                     注意,如果上述“收集而不显示Office剪贴板”选中的话,那么关闭了右侧“任务窗格”,图标仍然会显示;否则,关闭了右侧“任务窗格”后,图标也会消失。

                  e、复制时在任务栏附近显示状态(S):选中的话,在上述“在任务栏上显示Office剪贴板的图标”选中的情况下,剪切或复制时,Office剪贴板在任务栏右侧的系统托盘处的黄色图标上会有显示(像一张纸飘过一样),并有文字提示。

       小:要是我不启动Word,能不能使用Office剪贴板?

       大:启动Office办公套件中的任何一个软件(包括Word),都可以使用Office剪贴板,但是如果哪个都不启动,那么是不能使用的。不过在打开Word等Office办公套件的情况下,从其它应用程序中剪切或复制文字,比如从“记事本”或“写字板”中复制文字,也可以存储在Office剪贴板。如果想不启动Office办公套件又想使用多功能的剪贴板,可借助一些其它第三方的剪贴板增强软件,我们以后会讲。

           (3)、“选择性粘贴(S)...”和“粘贴为超链接(H)”:和“文字处理软件—六、写字板”中介绍的“特殊粘贴”功能相似,最常用的还是“无格式文本”方式,可以时从源文件剪切或复制过来的字符自动符合目标文件的格式。这里的“粘贴为超链接”比“选择性粘贴”对话框中的“粘贴链接(L):”要有用,“粘贴链接”中链接的文档窗口如果被关闭了,那么链接就失效了,而“粘贴为超链接”不会。

                  单击“粘贴链接”生成的链接,会看到字符的底色变为灰色,字体也可能与周围字符不一样(不过不会像“写字板”中的“链接”一样呈方块状);“粘贴为超链接”生成的链接下方会有一条下划线,鼠标指针指向链接时会有提示,按住Ctrl键的同时单击链接即可打开。

           (5)、清除(A):“清除(Clear)”和“删除”类似,需要事先选中要“清除”或“删除”的字符,不过这里“清除”还有下级菜单,可选择清除选中字符的格式还是删除选中的字符,清除格式的话字符仍然存在,字符的格式会恢复到新建文件时的格式(Normal.dot模板规定的格式,参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单”)。

           (6)、“查找(F)...”、“替换(E)...”和“定位(G)...”:这三个项目在菜单中分为三个,但是实际是“查找和替换”对话框的三个标签:

                  a、“查找(D)”标签:刚打开“查找和替换”对话框的时候,可能看起来也挺简单的,但是实际上不然。在“查找内容(N):”组合框中输入要查找的内容,然后单击“查找下一处(F)”按钮即可一个一个查找;单击组合框右侧的向下箭头可以展开下拉菜单,里面记录了曾经输入过的字符(关闭当前窗口的话就没有了);单击“突出显示所有在该范围找到的项目(T):”复选框后,下方的下拉列表框就可以选择了,同时“查找下一处”按钮也会变为“查找全部(F)”按钮,此时单击这个“查找全部”按钮,就会在文档中将查找出来的所有结果都选中,如果在查找前已经选中了部分内容,那么在上述可用的下拉列表框中可以选择“当前选择范围”,就会只在选中的内容中查找,并将查找出来的所有结果都选中。

       小:你说的功能“不简单”就表现在那个“高级(M)”按钮上吧?

       大:是的,单击此按钮后,“查找和替换”对话框会向下扩展开来,可以进行更多设置;“高级”按钮也会变为“常规(L)”按钮,再次单击此按钮就会收回扩展出来的设置。

                     扩展出来的设置中,“搜索”右侧的下拉列表框中可以选择查找范围(“全部”表示文档所有内容,“向上”和“向下”表示从当前光标位置向上或向下查找);“区分大小写(H)”和“全字匹配(Y)”和“记事本”、“写字板”中的类似项目作用相同;选中“使用通配符(U)”复选框可以在查找内容中使用通配符“*”和“?”(参见“系统工具—七、搜索”),不过选中后上述“区分大小写”和“全字匹配”复选框就不可用了;选中“同音(英文)(K)”复选框可以搜索与要查找单词读音相同的单词,不过只限于英文单词;“查找单词的所有形式(英文)(W)”也只限于英文单词,选中后不仅可以搜索要查找的单词,而且可以找出与要查找单词对应的各种形式(如果文档中有的话),比如可以找出名词的复数(或单数)形式、形容词的比较级和最高级、动词的过去式和过去分词等等;选中“区分全/半角(M)”(参见“文字处理软件—二、输入技巧及输入法设置”)复选框的话,对于英文字符来说,查找时输入的是全角字符、那么找出来的也只有全角字符,查找时输入的是半角字符、那么找出来的也只有半角字符。

                     不仅如此,还可以设定要查找内容的“格式(O)”,以及查找一些“特殊字符(E)”。单击“格式”按钮,在弹出的下拉菜单中就可以设定格式(参见“文字处理软件—五、记事本”和“文字处理软件—六、写字板”,更多格式我们以后在“文字处理软件—七、Word—5、“格式”菜单”中会讲);如果设置了格式后又不想要了,那么可以单击“不限定格式(T)”按钮来取消格式;单击“特殊字符”按钮,可以搜索一些不能直接输入或选中的字符,最常用的就是“段落标记(P)”(参见“文字处理软件—六、写字板”)。上述设定的格式会显示在“查找内容”组合框下方空白处。

       小:选择某个“特殊字符”后,比如选择了“段落标记”后,“查找内容”组合框中会出来一个“^p”,这就代表“段落标记”?

       大:是的,^p就是段落标记的代码,所以可以不用单击“特殊字符”按钮来选择,直接在“查找内容”组合框输入^p。

                  b、“替换(P)”标签:介绍了上述“查找”功能后,“替换”功能也就知道了,另外可参见“文字处理软件—五、记事本”和“文字处理软件—六、写字板”的“查找/替换”功能介绍。

                  c、“定位(G)”标签:该功能相当于“文字处理软件—五、记事本—2、编辑(E)”中的“转到”,不过这里可以“转到”的地方更多,在对话框左侧的“定位目标(O):”列表框中就可以看到。该功能一般在文档内容较多的时候使用,如果只有几百个字符的话,也就用不着了。

           (7)、更新输入法词典(I)...:该功能只对微软拼音输入法有效,如果当前使用的输入法是微软拼音输入法,那么就可以使用此项目来进行自造词(我们以后会讲)。

           (8)、汉字重选:该功能和“文字处理软件—四、文字处理软件简介”中介绍的“重新转换”功能类似,也是只对微软拼音输入法有效,如果当前使用的输入法是微软拼音输入法,那么就可以将光标定位在要修改的汉字前面或者直接选中该汉字,然后选择此项目,就可以修改该汉字的拼音。不过这个功能的作用不大,因为这要进行好几步操作、花费较长时间,还不如把错字删掉再重新输入来得快。

           (9)、链接(K)...:和“文字处理软件—六、写字板—2、编辑(E)—(4)、链接(K)...”的内容差不多,也是显示出当前文档中所有的链接并可以进行设置,注意不会显示出上述“粘贴为超链接”生成的链接。并且文档中有链接(上述“粘贴链接”生成的链接)的话,菜单下面还会出现一项“更新链接(D)”,如果链接指向的地方有变化的话,可以单击此项目进行更新。

           (10)、对象(O):当文档中有链接(上述“粘贴链接”生成的链接)、并且光标位于链接上的时候,该项目会变为“链接的 文档 对象(O)”,其下级菜单可以打开链接或者进行设置。
作者: 红叶舞香山    时间: 2008-11-13 19:09

3、“视图”菜单

       大:“视图”菜单就相当于前面“记事本”和“写字板”中的“查看”菜单,作用主要是对软件窗口中的界面进行设置,就是决定哪些界面元素显示、哪些不显示。当然Word的界面元素要比“记事本”和“写字板”多得多了,所以需要设置的也比较多。这里的设置大部分是开关项,就是像复选框那样选中就打上对勾、再次选中则去掉对勾。

           (1)、“普通(N)”、“Web版式(W)”、“页面(P)”、“阅读版式(R)”、“大纲(N)”:通过这几种方式可以设置浏览文档的方式,当然只能选择其中一种方式浏览了。注意,如果选择了某一种浏览方式,那么以后新建文件或启动Word(不是在资源管理器或“我的电脑”中双击打开文件)时就会按照选择的浏览方式浏览。

                  a、普通:这种方式相当于把文档写在一张无限大的纸上,右侧的垂直滚动条和下方的水平滚动条可以拖动很长的距离。当然这不是真的无限大了,这张“纸”的宽度仍然受到页面设置(参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单”)中纸张大小的限制。这种方式下,不显示左侧的标尺。

                  b、Web版式:和“文字处理软件—五、记事本—3、格式(O)”中介绍的“自动换行”功能有些类似,不论窗口大小怎么改变,文字都会在窗口边缘换到下一行,而不用拖动水平滚动条。这种方式下,不显示左侧的标尺。

                  c、页面:这是Word默认的、也是我们最常用的浏览方式,按照页面设置中设置的纸张大小,一页一页地分开显示文档,比较符合我们浏览的习惯,也便于进行各种操作。Word的操作也被称为“所见即所得(WYSWYG,What You See is What You Get)”,就是说屏幕上显示的文档是什么样子,打印出来就是什么样子,不过实际情况可不一定,还是要以打印预览看到的为准。只有页面浏览方式才会显示左侧的标尺。

                  d、阅读版式:一次并排显示文档的两页,这样便于对比、找出文档中写错的地方。可单击工具栏上的“关闭(C)”按钮返回到设置阅读版式之前的方式。

                  e、大纲:在文档前面显示一些符号标记,比如文档分了一、二、三、四,每一段里面还分小1、小2等等,符号标记就是用来区分这些段。

                  前面“普通”、“Web版式”、“大纲”浏览方式,文档都是显示在一页长长的“纸”上;而“页面”、“阅读版式”浏览方式,则都是分页显示的。另外这些浏览方式与Word的其它功能也有关系,我们以后再介绍。

           (2)、“任务窗格(K)”、“工具栏(T)”、“标尺(K)”、“显示段落标记(S)”、“网格线(G)”:在前面的文章中,我们已经见过了“任务窗格”,这里的“任务窗格”项目可以设置是否显示“任务窗格”(关闭“任务窗格”也可以用“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单”中最后介绍的方法);在“工具栏”的下级菜单中可以看到,Word的工具栏有很多个,在安装好Office后,Word默认只显示“常用”和“格式”工具栏(这两个工具栏也是最常用的),可以选择是否显示其它工具栏;“标尺”、“显示段落标记”和“网格线”分别用来控制是否显示这些界面元素,“标尺”和“显示段落标记”可参见“文字处理软件—六、写字板”,“网格线”可参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单—(9)、页面设置(U)...—d、文档网格”。

           (3)、“文档结构图(D)”、“缩略图(B)”:这两种浏览方式和上述(1)中的不一样,会在窗口左侧显示一个侧边栏,所以和上述(1)中的浏览方式并不冲突。另外,这两种浏览方式也只能选择一种而不能二者都选择。

                  “文档结构图”和以后我们要介绍的Word格式有关。“缩略图”会在窗口左侧的侧边栏中显示出文档的每一页的小图,这样单击某个小图就会直接跳到对应的页面,而不用拖动滚动条或按键盘上PageUp、PageDown键来翻页了;在上述“Web版式”浏览方式下,不能使用“缩略图”。

           (4)、“页眉和页脚(H)”、“脚注(F)”、“标记(A)”:这三种是文档中的附加信息,就是不属于正文的一些说明文字。

                  a、“页眉(Page Header)和页脚(Page Footer)”指的是每一页最上方和最下方出现的信息,比如每一页的页码就属于“页脚”的一种。选中此项的话,不管前面(1)中选择什么浏览方式,这时都会变成“页面”浏览方式,可以看到每一页正文的上下方出现两个虚线框,分别代表页眉和页脚,此时就可以对页眉和页脚进行编辑了(其实直接双击页眉或页脚所在的位置也可以进行编辑),并且可以使用各种格式;另外窗口中会出现一个“页眉和页脚”浮动工具栏(所谓“浮动(Float)”就是可以拖动工具栏的“标题栏”来移动工具栏的位置),可以通过工具栏来插入一些常用的信息(如当前的日期和时间、页码、页数等等,具体我们在下一章“插入”菜单中讲解),单击工具栏上的“关闭(C)”按钮可返回到编辑正文的状态。

       小:有的时候,好像单击“关闭”按钮没反应。

       大:出现这种情况的话,可以在上述(1)中任意选择一种浏览方式,即可返回到编辑正文的状态。

       小:设置了页眉和页脚之后,文档的每一页都有页眉页脚了,而且是一样的,我不想每一页都是一样的页眉页脚,怎么办?

       大:这需要将文档分“节”,我们在下一章“插入”菜单中会讲解。

                  b、“脚注(Foot Note)”就是一页文字下面的说明文字,我们在中小学的时候学习古代的文言文时,在每一页课文的下方都会有一些文言文词语的解释,字体比较小,和正文之间用一条横线分隔;还有“尾注(End Note)”,我们在阅读一些论文时,论文的结尾都会列出一些参考文献,这就是“尾注”。可以看出二者的区别,“脚注”可以在每一页都有,而“尾注”只会出现在文档(或“节”)的结尾。我们在下一章“插入”菜单中会具体讲解。

                     这里“脚注”项目的作用是切换光标在正文区和脚注/尾注区的位置,如果“脚注”和“尾注”都有的话,会先弹出一个对话框询问是“查看脚注区(F)”还是“查看尾注区(E)”。其实直接单击脚注/尾注区即可将光标移过去,就用不着这个项目了。

                  c、“标记”指的是文档中的“批注(Postil)”和“修订(Expurgation)”,就像我们在纸上修改文章时画的圈圈点点一样,我们在下一章“插入”菜单以及以后的文章中会讲到。“标记”项目可以控制文档中是否显示这些“批注”和“修订”;并且这对打印同样起作用,文档中如果显示出了“批注”和“修订”,那么打印时也会打印出来。

       小:有时候这个项目不可选,是怎么回事?

       大:把光标定位到正文处,就可以选择此项了。

           (5)、“全屏显示(U)”、“显示比例(Z)”:这两个项目用来控制文档显示的大小。

                  a、“全屏显示”可以将文档扩展到整个屏幕,此时窗口的边框、菜单、工具栏、滚动条等等都会暂时消失,上下滚动只能使用鼠标上的滚轮,但是正文、页眉页脚等还可以编辑。单击“全屏显示”浮动工具栏上的“关闭全屏显示(C)”按钮,或者直接按下键盘上Esc键,就可返回到正常状态。

                  b、选择“显示比例”会打开一个对话框,可设置文档显示出来的比例,正常大小就是100%。这和“全屏显示”不一样,只是在文档区域改变大小,不会影响菜单、工具栏等。另外显示比例大小和打印也没有关系,不会改变文档中的各种格式,所以不会影响打印的效果。
作者: 红叶舞香山    时间: 2008-11-13 19:10

4、“插入”菜单

       大:和“写字板”的“插入”菜单类似,Word的“插入”菜单同样也是插入信息,这些信息无法直接用键盘输入、或者不便于输入,所以需要通过菜单来插入。

           在插入信息前,一般先要把光标定位在要插入的地方,信息就插入到光标所在的位置。

           (1)、分隔符(B)...:选择此项,打开“分隔符”对话框,可以看到“分隔符(Break)”主要分为两种类型:

                  a、分隔符(Break):分隔符的作用是将文章分隔成几部分:

                     “分页符(P)”(Page Break)的作用是强制使光标后面的内容挪到下一页,而不管文字是否已经到了一页的末尾,在编辑文字时,直接按下快捷键Ctrl+回车键,也可以产生分页符;

                     “分栏符(C)”(Column Break)的作用也是强制使光标后面的内容挪到下一页,但是在文章分栏(参见下一章“格式”菜单)的情况下,就会强制使光标后面的内容挪到下一栏、而不一定是下一页,而在文章分栏的情况下使用分页符,则光标后面的内容一定会挪到下一页;

                     “换行符(W)”(Newline Break)的作用是强制使光标后面的内容挪到下一行。

       小:那不和按回车键的功能一样?

       大:看起来好像是一样,实际是有区别的。按回车键产生的是段落标记,起到的是分段的作用;而换行符仅仅是换到下一行,并不会分段。在“文字处理软件—六、写字板”中我们看到,很多格式的设置针对的是整个段落,如果仅仅想换行而不想分段的话,那么就可以插入换行符。所以换行符也称为“软回车”。在编辑文字时,直接按下快捷键Shift+回车键,也可以产生换行符。

                  b、分节符(Section Break):“节(Section)”和“段落(Paragraph)”一样,也属于文章分块方式的一种,不过“节”是包括“段落”的一种更大的分块,比如不同的“节”可以使用不同的页面设置,而“段落”是不可能办到这一点的。“分节符”的作用就是将整个文档的文章分节,每一个“分节符”会将当前光标以后的内容分隔成下一节,当然分节的方式也有几种:

                     “下一页(N)”(Next Page):下一节的内容从下一页开始(包括了上述“分页符”的功能);

                     “连续(T)”(Continuous Page):不会将内容分到下一页;

                     “偶数页(E)”(Even Page):将内容分到下一个偶数页(也包括了上述“分页符”的功能),所谓“偶数页”就是从文档的第一页开始算,当前光标所在页面的页码(下面我们会讲)是偶数的话,那么当前页就是“偶数页”,如果分节符是在偶数页插入的话,那么可以看到下一页的页码也变成了偶数,而两个偶数页之间的“奇数页”就“消失”了(这个“奇数页”实际上是一个空白页,没有内容,也看不见);

                     “奇数页(O)”(Odd Page):将内容分到下一个奇数页(也包括了上述“分页符”的功能),如果分节符是在奇数页插入的话,那么可以看到下一页的页码也变成了奇数,而两个奇数页之间的“偶数页”就“消失”了(这个“偶数页”实际上是一个空白页,没有内容,也看不见)。

           (2)、页码(U)...:“页码(Page Number)”就是每一页下面的编号了,这个是很常见的,看书的时候翻到第几页,这个“几”就是页码。页码属于上一章“视图”菜单中介绍的“页眉和页脚”的“页脚”。注意如果文档中分了节的话,那么不同的节还可设置不同的页码,比如一本书,目录是一种页码,正文是一种页码,附录又是另一种页码。

                  选择此项,打开“页码”对话框。对话框中可以设置页码出现在页面的什么“位置(P):”,以及左右或居中的“对齐方式(A):”,“首页显示页码(S)”复选框决定了第一页是否显示页码。

                  单击“格式(F)...”按钮,打开“页码格式”对话框可进行更多设置。“页码格式”对话框中,可设置页码的“数字格式(F):”,其中包括英文字母、罗马数字、中文的大写数字等等各种形式的页码;“包含章节号(N)”复选框选中后,可以设置页码中是否显示章节标题(我们在下一章“格式”菜单中会讲述“章节”);“页码编排”可设置下一节的页码和上一节是否连续,选择“续前节(C)”单选框表示连续,选择“起始页码(A):”单选框表示从新的编号开始,在上述“书”的例子中,目录、正文、附录的页码一般是不会连在一起的,正文要从第一页开始编码,而附录也是要从第一页开始编码。

           (3)、日期和时间(T)...:在前面讲过的“记事本”的“编辑”菜单和“写字板”的“插入”菜单中,都可以插入当前日期或时间的信息。“记事本”的日期和时间只有固定一种格式,“写字板”可以设置几种日期或时间的格式;Word中除了可以设置的日期或时间的格式,还可以根据“语言(国家/地区)(L)”来采取不同的格式(中文和英文中表示日期或时间的方式也不太一样)。另外,“日期和时间”对话框中的“使用全角字符(W)”复选框表示插入的日期或时间的信息是否显示为全角字符,选中“自动更新(U)”则会在每次打开文件时使插入的日期或时间的信息自动变为当前的日期或时间(选中的话,上述“使用全角字符”复选框就不可使用了)。

           (4)、自动图文集(A):“自动图文集(AutoText)”就是一些常用短语的集合,这些短语主要是写信的时候使用的,这里称之为“词条(Vocabulary Entry)”。在“自动图文集”项目的下级菜单中可以看到一些“Attention Line”、“Closing”等等项目,其下级菜单中就是一些写信时常用的短语。

       小:怎么都是些英文的短语?

       大:那可能是光标所在的位置不合适,光标如果停在中文文字附近,那么“自动图文集”就会是一些中文的常用短语了。

                  除了这些固定的短语外,还可以将自己常用的一些短语,如签名、公司介绍等等作为自定义的自动图文集词条,甚至可以将图片、音乐等信息作为自动图文集。先在文档中选中需要作为自动图文集的字符、图片或其它信息,然后在“插入”菜单中“自动图文集”项目的下级菜单中就可以看到,“新建(N)...”项目变为可用状态,单击此项目或者直接按下快捷键Alt+F3,就会弹出一个“创建‘自动图文集’”对话框,在对话框中的文本框内输入词条的名称后“确定”即可添加。再次打开“插入”菜单中“自动图文集”项目的下级菜单,就可以看到添加的词条,单击词条即可在当前光标所在处插入词条。

       小:添加了自定义的词条后,原来Word自带的词条怎么在菜单中不见了?

       大:添加了之后,在新的Word文档中就可以在菜单中看到了,注意在新文档的菜单中查看词条,可能要在其更下一级的菜单中才能找到。另外,还可以在“插入”菜单中“自动图文集”项目的下级菜单里单击“自动图文集(X)...”项目,打开“自动更正”对话框,在对话框中“自动图文集”标签里的列表框中也可以看到所有的词条,并且可以进行词条的“添加(A)”和“删除(D)”,单击“插入(I)”按钮可以将列表框中选中的词条插入到当前光标所在处。

       小:对话框里“自动图文集”标签中的“显示‘记忆式键入’建议(S)”复选框有什么用?

       大:选中的话,在平时输入字符时,如果输入了某个词条名称的前几个字符,那么Word会提示是否要插入对应的词条,此时按下回车键即可插入,不过这个功能可能对自定义的词条不起作用。

                  另外要注意的一点是,自定义的词条一般会保存在Normal.dot模板(参见“文字处理软件—七、Word—1、‘文件’菜单”)中,我们在上述对话框中“自动图文集”标签里的“查找范围(L):”下拉列表框中就可以看到,所以如果词条中包含图片、音乐等信息的话,会使Normal.dot模板文件的大小变得比较大,以后Word启动就会比较缓慢甚至没有响应,所以要注意在使用完包含图片、音乐等信息的词条后要及时在上述对话框中的“自动图文集”标签里删除。

           (5)、域(F)...:这个算是Word的一种高级功能。比如要在文档的某处插入当前的日期或时间,而且希望每次打开此文档时,上述插入的日期或时间都能变成打开文档时的日期或时间,那么就不能直接输入日期或时间,而要在上述“(3)、日期和时间(T)...”中选中“自动更新(U)”复选框,这就属于“域(Domain)”的一种应用,在“域”对话框中就表现为“Date”域和“Time”域。插入域后,光标如果停在域的字符上,就可以看到域中字符的底色是灰色,借此可以区分普通的字符和域中的字符。我们以后会详细讲述“域”的作用。

           (6)、“符号(S)...”和“特殊符号(Y)...”:单击“特殊符号”项目打开“插入特殊符号”对话框,可以在文档中插入一些文字以外的字符。不过实际上使用软键盘(参见“文字处理软件—二、输入技巧及输入法设置”)插入这些字符会更加方便。

                  单击“符号”项目,打开“符号”对话框,可以在文档中插入一些不能直接输入、甚至不能通过软键盘输入的字符。在“符号(S)”标签中,左上角选择“字体(F):”,右侧选择“子集(U):”,右下角的“来自(M)”下拉列表框中选择某个字符集,然后就可以在中间的列表框中选择需要的字符后,单击“插入(I)”按钮或者直接双击“字符”在当前光标处插入字符。“近期使用过的符号(R):”就相当于历史记录,列出了最近使用过的字符。

       小:“字符代码(C):”文本框中的字符是什么意思?

       大:这个文本框中列出的是选择的字符在选定的字符集中的编码,一般以十六进制数字表示(右侧选择了十进制的字符集的话,那么编码就是十进制)。编码的具体意思我们以后会讲解,这里我们可以将编码作为快速输入这些字符的方法,比如选择一个字符“£”,将其对应的编码00A3转换为十进制数0163(注意不够四位数的话前面要补0),然后在要输入该字符时,不需要打开“符号”对话框,在按住键盘上Alt键的同时,在键盘右边小键盘区(参见“基础知识—十一、使用键盘和鼠标”)快速按下刚才转换的十进制数0163的每个数字0、1、6、3,然后松开Alt键,即可输入字符“£”。

       小:发现在选择某个字符后,“字符代码”文本框的下方也会显示出对应的快捷键,有时会显示成“09A2,Alt+X”,这是什么意思?

       大:这就和我们刚才讲的输入方法是一样的,X就表示字符的编码,注意编码如果是十六进制数,那么一定要先转换成十进制数才能使用,另外输入数字时必须用小键盘上的数字键,而不能用主键盘区的数字键。

                  也可以为字符指定一种快捷键,在“符号”对话框的“符号”或“特殊字符(P)”标签中选择字符后,单击“快捷键(K)...”,在弹出的“自定义键盘”对话框中就可以指定快捷键。在“请按新快捷键(N):”文本框中单击定位好光标,然后按下自己想要的快捷键,比如Ctrl+Alt+Q.键,然后单击“指定(A)”按钮即可指定;也可以给一个字符设置几种快捷键(不过多了好像也记不住);“将更改保存在(V):”下拉列表框中可选择快捷键设置保存的位置,可选择保存在Normal.dot模板中还是当前打开的文件中。

           (7)、批注(M):我们在纸上修改文章时,都要用一些符号来表示如何修改,比如需要添加一些文字时,就要在纸张旁边的空白处写上要添加的文字,然后画一条线指向要添加的部位,“批注”就是这样的作用。当然批注是临时性的,最后成文的时候肯定是要删除的。单击“插入”菜单中的“批注”项目,即可将批注插入到当前光标所在的位置,也可以事先选中需要修改的文字然后插入批注。插入后可以看到,当前光标所在位置的文字或者事先选中的文字会被一个红色括号包围,括号旁引出一条红色虚线,指向右侧的红色方框,在红色方框内即可写入批注内容。不需要批注的话,可在上述红色括号或红色方框上单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择“删除批注(M)”即可删除。

       小:如果想在同一个地方插入几个批注,怎么办?

       大:可将光标定位在批注的红色方框内,然后再插入批注即可实现。

           (8)、数字(E)...:主要用于插入一些不常用的数字序号。打开“数字”对话框后,在“数字类型(T)”列表框中选择一种类型,比如“壹,贰,叁...”;然后在“数字(N)”文本框中输入选择类型的某个序号的编号,比如需要输入“贰”,那么就文本框中输入2;最后单击“确定”按钮即可。这个功能其实也是上述“域”功能的一种。不过这样输入还是比较麻烦的,一般可以使用输入法或软键盘来输入。

           (9)、引用(N)(Reference):这里插入的信息主要是文档中除正文之外的附加信息,如上一章“视图”菜单中介绍的“脚注和尾注(G)...”,还有“题注(C)...”、“交叉引用(R)...”和“索引和目录(D)...”:

                   a、脚注和尾注:在“视图”菜单我们中介绍过,脚注和尾注就是对文章的注解,脚注在每一页都有,而尾注只在文章或节的结尾出现。单击“插入”菜单里“引用”下级菜单中的“脚注和尾注”项目,打开“脚注和尾注”对话框,可以对脚注和尾注的格式进行设置,比如显示的位置、编号的方式等等。

                   b、题注(Subject Note):这种注解用在对文档中的表格、图表、图片等对象上,比如文档中有很多表格或图片,那么就需要进行编号,如表格1、图片1等等,以便在文章中引用。先选中需要添加题注的表格或图片等对象,然后单击“插入”菜单里“引用”下级菜单中的“题注”项目,打开“题注”对话框。其中“标签”表示编号前面的说明文字,如“图片1”中的“图片”这两个字,可以从“标签(L):”下拉列表框中选择,也可以单击“新建标签(N)...”按钮来自行输入,选中“题注中不包含标签(E)”复选框则不使用标签;单击“编号(U)...”按钮可设置编号的格式。

                      若想在插入表格、图片等对象时Word可以自动添加标号,那么可以不用事先选中对象,直接在“题注”对话框中单击“自动插入题注(A)...”按钮,在“插入时添加题注(A):”列表框中选择要在文档中使用的对象(复选框,可多选),并在列表框下方设置好题注的格式,“确定”即可。

                   c、交叉引用(Cross-Reference):设置了上述的各种注解后,就可以在文档中需要引用注解时输入“参见图片1”之类的文字了。但是如果仅在计算机上观看或者在打印前校对这些注解的话,我们更希望文档能够智能化一些,比如在某处写了“参见图片1”,那么“参见”的图片是否正确就需要检查,如果文档内容比较多的话,寻找“图片1”可能要花费比较长的时间。“智能化”的方法就是,在设置好各种注解后,将光标定位在上述“参见”的后面,然后单击“插入”菜单里“引用”下级菜单中的“交叉引用”项目,打开“交叉引用”对话框,在左上角“引用类型(T):”下拉列表框中选择注解的类型或“题注”的标签,右侧“引用内容(R):”下拉列表框中选择引用的范围,下方“引用哪一个(W):”列表框中选择要引用的内容,保持“插入为超链接(H)”复选框被选中,最后单击“插入(I)”按钮即可插入“引用”。使用时,在按住键盘上Ctrl键的同时单击“引用”的文字(底色呈灰色,也属于上述“域”的一种),即可转到对应的注解上。

                      “交叉引用”不仅对各种注解有用,也可以引用到文章的各个标题上,但是Word并不知道哪些文字属于“标题(Title)”,这需要用户自行设置,我们在下一章“格式”菜单中会讲解。

                   d、索引和目录:如果文档内容比较多,或者要制作小册子甚至书籍,那么就需要在文档最前面生成一个索引(Index)或目录(Contents),以便用户阅读。我们肯定是希望索引或目录能够自动生成,如果是自行把标题一个一个复制粘贴过来组成索引或目录,那花费的时间就太长了。不过Word并不知道哪些文字属于标题,和上述“交叉引用”中的介绍一样,需要用户先自行设置好标题后才能自动生成目录,我们在下一章“格式”菜单中会讲解如何设置标题。“索引”的生成不需要设置标题。生成的索引或目录和上述“引用”一样,也可以在按住键盘上Ctrl键的同时单击索引或目录中的标题直接转到对应的文字上。

                      设置好标题后,单击“插入”菜单里“引用”下级菜单中的“索引和目录”项目,打开“索引和目录”对话框,在“目录(C)”标签中就可以生成;在“图表目录(F)”和“引文目录(A)”标签中,还可以针对文档中的图表等对象和各种注解来单独设置目录。

                      要生成“索引”的话,则直接进入“索引和目录”对话框的“索引(X)”标签,单击“标记索引项(K)...”按钮,打开“标记索引项”对话框不要关闭,然后在文档中选中需要作为索引的文字,再在对话框中单击“标记(M)”按钮进行标记。全部标记完成后,关闭“标记索引项”对话框,再打开“索引和目录”对话框并进入“索引”标签,“确定”即可自动生成索引。

       小:看起来生成索引比生成目录要麻烦啊。

       大:那倒也不是,生成目录也需要做很多前期工作,设置好标题后才能进行。另外这样生成的好处是,当标记或标题有变化时,索引或目录中的内容也会随之变化。

           (10)、Web组件(W)...:在设计网页时使用。

           (11)、图片(P):文档中插入图片(Picture)可以丰富文档的内容。图片的来源有很多种,如“剪贴画(C)...”(Office自带的图片、音乐等)、“来自文件(F)...”(选择图片文件)、“来自扫描仪或照相机(S)...”(从扫描仪、数码照相机等设备中获取),另外还可以在Word中直接绘图(“绘制新图形(N)”),或者插入“艺术字(W)...”(Word Art,特殊形状的字符)、“组织结构图(O)”(Organization Chart,描述层次关系的树状图)或“图表(H)”(Graph,主要是统计图)。图片的知识我们以后会详细讲述。

           (12)、图示(G)...:“图示”就是上述的“组织结构图”,不过“图片”项目里的“组织结构图”只有一种,而这里“图示”中可以设置6种不同形状“组织结构图”,可以表示更多的层次关系。

           (13)、文本框(X):和前面我们介绍的Windows界面元素的“文本框”有点类似。在这个“文本框”内部,可以使用独立的字体、段落等格式;可以使用“横排(H)”或“竖排(V)”方式的文本框,“竖排”的文本框中字符是从上到下排列的。

       小:单击“横排”或“竖排”后,光标所在处先出现一个“在此处创建图形”的大方框,很麻烦啊,怎么去掉?

       大:出现后,按下键盘左上角Esc键即可去掉。在“工具”菜单中的“选项(O)...”里可设置以后不出现这个大方框。

           (14)、文件(L)...:可以将Word或其它文字处理软件生成的文档中的文字插入进来,而不用复制粘贴。Word不能识别的文档或者其它格式的文件也可以插入,但是会显示成乱码。

           (15)、对象(O)...:和上述“(14)、文件”中不一样的是,“文件”项目只能插入文字,而这里的“对象”不受此限制。

           (16)、书签(K)...:和我们平时看书一样,看到某一页的时候有事要离开,那么就在这一页夹一张书签(Bookmark),以后再翻书的时候就知道从哪里继续了。将光标定位在要插入书签的地方,然后单击“插入”菜单里的“书签”项目,打开“书签”对话框,在“书签名(B):”文本框中输入书签的名称(注意不要以数字开头),然后单击“添加(A)”按钮即可添加书签;在列表框中选择某个书签后单击“删除(D)”按钮可删除书签。要查看书签时,先打开“书签”对话框,在列表框中选择某个书签后单击“定位(G)”按钮即可定位。可参考“软件—八、软件帮助”中的“书签”功能。

           (17)、超链接(I)...:前面的文章中我们讲过的一些“超链接”的作用,以后我们讲到浏览器软件时就会常常用到超链接。单击“插入”菜单里的“超链接”项目,打开“插入超链接”对话框。在“要显示的文字(T):”文本框中输入超链接的名称(如果事先选择好了文字就不用输入);然后选择要链接的文件、或者在下面“地址(E):”文本框中直接输入文件的路径或者网络上的地址,也可单击“书签(O)...”按钮来选择文档中的某个位置等等;最后“确定”即可完成超链接的设置。使用时按住键盘上Ctrl键的同时单击超链接即可打开指定的文件或转到文档中的位置。超链接一般显示为蓝色带有下划线的字符,单击后变为紫色。

       小:那和前面的交叉引用、索引、目录之类的有点类似啊。

       大:类似,但还是不一样。交叉引用、索引、目录也属于“域”的功能,可以随指向对象的变化而变化;超链接就比较死板了,指向对象的位置改变了,就需要重新设置。将光标定位在超链接上,再次单击“插入”菜单里的“超链接”项目,就可修改超链接的指向,或者单击“删除链接(R)”按钮来去掉超链接(不会删除字符)。




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